Tercero legalmente autorizado

“La Digitalización de Documentos y el Tercero Legalmente Autorizado”

Por el Lic. Jonathan Gabriel Garzón Galván

Los documentos en papel se han convertido en una carga para las empresas mexicanas y para la administración pública. Dicha carga afecta sin duda a la competitividad y eficiencia del desarrollo nacional. La posibilidad de conservar, realizar búsquedas, consultas, tratar yresguardar los archivos digitalizados supone un considerable avance tecnológico; sin embargo, hasta hoy, es una posibilidad truncada ya que se trata de un tema con diversa regulación y deficiente interpretación.

El papel aumenta los problemas de costos, seguridad y gestión documental. Los documentos digitalizados, en cambio, pueden ser conservados y resguardados con la tecnología de firma electrónicaavanzada y, con un buen sistema documental, pueden ser localizados en segundos y se pueden establecer permisos de acceso restringido para asegurar su integridad, inalterabilidad y confidencialidad.

Consciente de esta situación, el H. Congreso de la Unión realizó reformas al Código de Comercio, las cuales se publicaron en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el día 29 de agosto del 2003,mismas que permiten a los comerciantes tener por cumplida la obligación de conservar a través de mensajes de datos la documentación relativa a contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.

Artículo 49.- Los comerciantes están obligados a conservar por un plazo mínimo de diez años los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquieraotros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.

Para efectos de la conservación o presentación de originales, en el caso de mensajes de datos, se requerirá que la información se haya mantenido íntegra e inalterada a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva y sea accesible para su ulteriorconsulta. La Secretaría de Comercio y Fomento Industrial emitirá la Norma Oficial Mexicana que establezca los requisitos que deberán observarse para la conservación de mensajes de datos.

Artículo 89.- (..) En los actos de comercio y en la formación de los mismos podrán emplearse los medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología. Para efecto del presente Código, se deberán tomaren cuenta las siguientes definiciones:
(...)
Mensaje de Datos: La información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología.
(…)

Artículo 93 bis.- Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 49 de este Código, cuando la ley requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisitoquedará satisfecho respecto a un Mensaje de Datos:

I. Si existe garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como Mensaje de Datos o en alguna otra forma, y

II. De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona a la que se debapresentar.

Para efectos de este artículo, se considerará que el contenido de un Mensaje de Datos es íntegro, si éste ha permanecido completo e inalterado independientemente de los cambios que hubiere podido sufrir el medio que lo contiene, resultado del proceso de comunicación, archivo o presentación. (..).

Realizando una primera interpretación del significado de la definición legal demensaje de datos se puede observar que el archivar información digitalizada en la forma de mensajes de datos es permitido y cuenta con la misma validez jurídica que si se tratase del documento físico original siempre y cuando exista garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva. Dicho de...