Terminologia administracion documental

TERMINOLOGIA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Casillero: Mueble con divisiones para clasificar o guardar papeles u otros objetos
Administración documental: Es el proceso que garantiza la disponibilidadde documentos, recuperación y organización. Sirve para controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar información de toda clase.
Cronológico: Significa la elaboración de un eje que sirve paraordenar los acontecimientos, hechos, fechas de documentos entre otros datos.
Flujo: es el estudio de las operaciones o actividades de trabajo:
 Como se estructuran las tareas
 Como se realizan Su orden
 Sincronización
 Seguimiento de las actividades
Estructura funcional: es la figura en la cual existen varios jefes o supervisores cada cual especializado en determinadas areas.Foliación: Acto de enumerar los folios (hojas) solo por su cara recta, enumerándolos correlativamente todos los folios de cada unidad documental.
Folio: cada documento tiene un numero que lo identifica ydiferencia de los documentos similares.
Minuta: la minuta es la redacción previa al documento definitivo que consigna el texto completo del acto administrativo, jurídico, etc., abreviando, en cambio, uomitiendo, las fórmulas jurídicas y de estilo que figurarán necesariamente en el documento original. Se llama minuta al ejemplar del documento original, idéntico a éste, dotado, por tanto, de losmismos signos de validación y que queda en el archivo del sujeto productor.
Plazo precaucional: Es el tiempo en que los documentos se conservan con el objeto de responder a reclamaciones administrativasy servir de antecedente a otro documento. En el caso costarricense, en vista de la dificultad que existe para determinar dónde termina la vigencia y dónde empieza el plazo precaucional, preferimosunir ambos conceptos en uno solo, entendiéndolo como “plazo de vida útil del documento para fines administrativos”.
Legajo: se entiende como un conjunto de papeles archivados o reunidos de algún...