Terminos de archivos

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. La administración documental esta destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de susactividades por una institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales.

Se entiende por administración documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar losque ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Administración documental: Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentosse plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyasherramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Másrecientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.
La administración documental tiene muchos Beneficios tales como consolidar toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado, facilitar labúsqueda y acceso a la información, automatiza el flujo de trabajos y monitoreo en tiempo real del estado de un trámite, mantiene la información disponible.
La unidad de administración documental tiene a su cargo la recepción externa, la numeración, la regulación del trámite interno, despacho interno y archivo de los documentos ya sea recibidos o emitidos por el organismo.
Funciones de la Unidad deAdministración documental.
1. Orientar a los usuarios sobre el encauzamiento de sus funciones,
2. Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos.
3. Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos.
4. Registrar el movimiento de los documentos.
5. Suministrar información sobre la ubicación de los documentos.
6. Expedir a su destino externo los documentoscuando ello corresponda.
7. Archivar los documentos de los cuales se haya dispuesto su archivo.
8. Efectuar recomendaciones referentes a criterios para la conservación y distribución de los documentos.
9. Depuración de archivos.
10. Transferencia de documentos.
11. Implantación de sistemas de microfilmación o computación para los archivos.
la concepción, gestación, el nacimiento,la vida, la destrucción o la transferencia a un archivo para su conservación permanente. ¿Cuál es el objetivo? Dar el tratamiento adecuado a cada documento dentro de las distintas fases, para el uso que van a requerir de él.
Tres fases:
• Pre - Archivística.
• Administra.
• Histórica.
El conocimiento comienza con una información sobre lo que se piensa y se hace, permite que...