TESIS EN DOCUMENTACION Y ARCHIVISTICA TRD

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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

MARLENY LÓPEZ MARIN

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALES
CIEDU
MANIZALES, JUNIO DE 2010

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MARLENY LOPEZ MARIN

TRABAJO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA OPTAR POR EL
TITULO DE TECNOLOGA EN DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVISTICA

ASESOR MARIA DEL PILAR OROZCO RUBIO
DOCENTE

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALES
CIEDU

Manizales, junio de 2010

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CONTENIDOpág.

1. Formulación del Problema…………………………………………5

2. Descripción del Problema ………………………………………….5

3. Justificación……………………………………………………………….10

4. Objetivos…………………………………………………15
4.1

Objetivo General…………………………………………….15

4.2

Objetivos Específicos………………………………………15

5. Antecedentes…………………………………………………………….16
6. Impacto Social………………………………………………………….16

7. Fundamentación Teórica……………………………………..16
7.1Marco Teórico………………………………………………….17

7.2. Marco Referencial……………………………………………..17

8. Metodología…………………………………………………………….19

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pág
8.1 Investigación Preliminar………………………………………………. 19

8.2 Análisis e Interpretación de la Información recolectada.20

8.3 Elaboración y presentación de las Tablas
de Retención Documental………………………………………………………20

9. Matriz de Actividades, Carta Gantt o Cronograma..…………..21
10. Presupuesto……………………………………………………………………………….22

11.Ejecución del Proyecto……………………………………………………………….22

12. Alcance……………………………………………………………………………………..22

13. Conclusiones……………………………………………………………………………..22

14. Recomendaciones………………………………………………………………………23

15. Glosario……………………………………………………………………………………….24

16. Bibliografia………………………………………………………………………………….26
17.Anexos……….………………………………………………………………………………..27

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1. FORMULACION DEL PROBLEMA
Elaboración de Tablas de Retención Documental en la Empresa “Gestión
Documental Ltda.” de Manizales.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA:
La empresa Gestión Documental Ltda. es una sociedad con domicilio en
la ciudad de Manizales, constituida en el mes de Julio de 2003, ubicada
en el barrio la Enea, nacida de la visión de jóvenes emprendedores
Manizaleños que creyeron en su gente y vieron la necesidad que tienen
losempresarios de contar con un sitio donde les custodien sus archivos
con responsabilidad y eficiencia y que puedan recuperarse fácilmente
cuando así lo requieren, que les permita reformar y utilizar los espacios
que tienen destinados para este fin creando ambientes más atractivos y
confortables para sus empleados.

Actualmente, Gestión Documental Ltda. administra y custodia los
archivos de 42 importantesempresas del Eje Cafetero convirtiéndose en
una de las empresas líderes más representativas y confiables en la
ciudad.

Gestión Documental, brinda apoyo en soluciones de archivos, generando
valor agregado a sus clientes, a través de la eficacia y economía en los
procesos documentales. La visión que tiene la Empresa, es la de
convertirse en líder en soluciones de archivística y documentación del
ejecafetero, apoyado en personal capacitado, en la normatividad
vigente, la calidad y la tecnología disponible.

Actualmente la empresa presta dos importantes servicios a la
comunidad como son: Custodia y administración de archivos físicos y la
organización de archivos.

Con el propósito de posicionarse como la mejor de la región durante el
año 2010 la empresa Gestión Documental iniciará el procesode
certificación con las Normas Técnicas de Calidad.

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Uno de los procesos importantes que se deben desarrollar para lograr la
certificación es el relacionado con el manejo de la información que
produce la empresa y es por esto que se inicio con un diagnostico
integral que se realizó compañía de los directivos de la empresa en el
cual se evidenciaron debilidades y falencias en lassiguientes áreas:

•

Unidad administrativa responsable para el manejo del archivo

•

Comité de Archivo

•

Reglamento de Archivo

•

Manual de Archivo.

•

Tablas de retención documental

•

Unidad de correspondencia que centralice la recepción y radicación
de documentos

•

Archivo de Historias Laborales

•

Aseguramiento de la...