Teventos grupal

TRABAJO FINAL
ORGANIZACIÓN DE EVENTOSProfesora: María Isabel GallegosIntegrantes: Fabricio Scheelje Emi Valdez Domenica Aservi Tais Ferreyros Alexandra Balarezo
Perfil del Evento: Nuestro evento es un matrimonio de 150 personas. Se realizara el sábado 17 de octubre del 2015 desde las 20:00 hasta las 3:00 am, en el hotel Marriot de Lima. Para este matrimonio utilizaremos el tipo de set upbuffet con 15 mesas redondas de 10 personas cada una. Se ofrecerán diversos piqueos, quesos, ensaladas, entradas, platos de fondo y dulces. Además, se ofrecerá una variedad de licores para todos los gustos. Características generales: El cliente desea que la recepción se lleve a cabo en un salón por lo que la temática es gala y los toldos no son de su agrado. Solicita colores claros y cálidos, loscentros de mesa deben ser únicamente florales y de color crema y rosado al igual que el pastel para contrastar con el vestido y el buque de la novia, el pastel debe tener flores de azúcar hechas a mano como decoración. Además señala, que le gusta la decoración que brinda el hotel, y desea esta sin ningún cambio.
La metodología utilizada
Para la metodología se usan las 4 fases de un evento, laventa, pre evento, evento y post evento. El primer paso importante apenas nos contacta el cliente, es revisar nuestra agenda de reservas para asegurarnos que tenemos la sala requerida libre para la fecha del matrimonio solicitada por el cliente. En este caso, solicitamos en el sistema el salón San Martín y se encontraba disponible. Para la venta se le brinda toda la información necesaria al clientecomo las cotizaciones del hotel. En este caso, usamos la cotización de un paquete Social Infinity que ofrece el hotel, a un precio de s/. 240 soles por persona. El paquete incluye, además del servicio de comida, lo siguiente:
Alquiler de sala por 7 horas (de 7pm a 2am)
Sillas modelo Tiffany
Mantelería a elección de cliente según muestrario
Arreglos de flores topiarios altos
Arreglos deflores para buffet
Estación de champagne esculpida en hielo
Mesa de fiambres y quesos importados o Japonés o Petit four según elección
Salas lounge vintage para cocktail
Mesas de vidrio estilo cocktail
Barra en capitone blanco
Cristalería y menaje de plaque
Server y Bartender (no incluye licores)
House DJ
Luces & pista de baile
Equipo técnico
Además, se trata de negociar con el cliente ypara esto usamos las 3 estrategias importantes que son concentrarse en el cliente, ganarse el derecho a continuar y persuadir al cliente a través del compromiso. En este caso, la negociación establecida con este cliente fue el tipo acordado de pago ya que se estableció que este tendrá que pagar el 100% de la cotización dos días antes de la realización del evento. En el contrato el cliente da un50% de la cotización para que el estado de la reserva pase de tentativo a definitivo, y se señalan las características que se mencionarán más adelante. Para el pre evento, es importante reunirse con el cliente para saber cuáles son exactamente sus expectativas y necesidades para su evento. De esta manera, debemos informar a todas las aéreas del hotel sobre sus tareas por cumplir durante el evento.En esta fase se manda una orden de servicio que contiene toda la información necesaria para cada una de las áreas (como alimentos y bebidas, audiovisual, decoración, recursos humanos para el contrato de mozos, etc.). En la etapa del evento, se trata de cumplir de la mejor manera posible con lo que nos pidió el cliente para dar una buena impresión y asegurarnos su satisfacción. Toda laplanificación realizada en el pre evento se convierte en “acción”. Se asegura que el servicio brindado por el hotel sea personalizado y de la mejor calidad. El post evento es una fase muy importante ya que incluye el proceso de grado de satisfacción del cliente y se hace un proceso de seguimiento y fidelización del cliente. Además, en esta etapa la metodología consiste en revisar el cobro de todo el...