Tewcnicas oficina

Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”

MÓDULO TÉCNICAS DE OFICINA

República de Colombia

Plan de Formación de la Rama Judicial

República de Colombia Rama Judicial del Poder Público

Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa
Presidente HERNANDO TORRES CORREDOR

JOSÉ ALFREDO ESCOBAR ARAÚJO Vicepresidente

Magistrados JORGE ANTONIO CASTILLO RUGELES FRANCISCO ESCOBARHENRÍQUEZ JESAÉL ANTONIO GIRALDO CASTAÑO RICARDO H. MONROY CHURCH

Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”
GLADYS VIRGINIA GUEVARA PUENTES Directora

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CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA Escuela Judicial “Rodrigo Lara Bonilla”

Módulo educativo TÉCNICAS DE OFICINA

Luis Carlos Talero Laskar

Bogotá D.C., 2007

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Tabla de contenido

Introducción Objetivo general del módulo5 9

Unidad 1 Atención al usuario Objetivos unidad 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3 1.3.1 1.3.2 La calidad en la atención al usuario La cultura del servicio Cuestiones organizativas y culturales Usuarios internos y externos Cómo desarrollar con éxito una cultura de servicio Mejora de la atención al usuario Mejoramiento del servicio Habilidades en la comunicación

10 11 11 16 16 17 18 19 19 2630 32 33 34

1.3.3 Componentes básicos del buen servicio 1.4 1.5 1.6 Ejemplos, ejercicios y casos prácticos Síntesis de la Unidad Autoevaluación

Unidad 2 Comprensión y Construcción de Textos Objetivos unidad 2.1 La comunicación y el lenguaje

37 37 38 39 41 44 46 47 49 50 51 60

2.1.1 La comunicación 2.1.2 El uso del lenguaje 2.1.3 La comunicación verbal 2.1.4 Funciones del lenguaje 2.1.5La comunicación correcta 2.2 El texto y sus características

2.2.1 Qué es un texto 2.2.2 Contextualización y coherencia 2.2.3 Géneros discursivos

4

2.3

Lengua oral y lengua escrita

68 68 74 77 78 79 84 113 115 117

2.3.1 Diferencia entre el código oral y el código escrito 2.3.2 Proceso de producción del texto escrito 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.5 2.6 2.7 La corrección idiomáticaGramática, norma y corrección Redacción eficaz de documentos Escribir sin faltas Ejemplos, ejercicios y casos prácticos Síntesis de la Unidad Autoevaluación

Unidad 3 Gestión Documental y Archivo Objetivos unidad 3.1 3.1.1 3.1.2 3.2 3.2.1 3.2.2 3.3 3.4 3.5 3.6 Gestión de los documentos El documento La gestión documental El archivo de oficina El archivo Archivística y gestión documental Plan dearchivo Ejemplos, ejercicios y casos prácticos Síntesis de la Unidad Autoevaluación

119 120 121 121 123 125 126 128 129 134 135 137

GLOSARIO BIBLIOGRAFÍA WEBGRAFÍA ANEXOS

139 144 145 146

5

Tabla de Gráficos

Fig. 1 Fig. 2 Fig. 3 Fig. 4 Fig. 5 Fig. 6 Fig. 7

Tipos de servicios Funciones del lenguaje Coherencia del texto Géneros discursivos Géneros discurso jurídico-administrativoDiferencias contextuales código oral - escrito Diferencias textuales código oral - escrito

12 47 54 61 63 70 73

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Introducción

En cualquier organización se desarrolla un volumen importante de actividades de carácter administrativo y quienes allí trabajan deben poseer habilidades en el empleo de los procedimientos propios a la actividad institucional. El correcto desarrollo de lagestión administrativa contribuye al mejoramiento de la eficiencia en el seno de la organización, es por esto, que la misión del responsable de dichas funciones es asegurar el buen funcionamiento, mediante una buena planificación y ejecución de las tareas.

Uno de los aspectos más importantes del desarrollo de la gestión administrativa es el servicio que se presta al ciudadano, se encuentrafundamentado en el mejoramiento de la comunicación y de los procesos de atención a los usuarios; además, se debe considerar con especial importancia desde el punto de vista normativo que en el año 2005 se expidió la ley de racionalización de trámites de los organismos y entidades del Estado Colombiano, la cual tiene por objeto facilitar las relaciones de los particulares con la administración pública,...