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Primero, el esquema 5W+H:
El esquema 5W+h está basado en el sistema de redacción de noticias que contesta a estas preguntas What, Why, Where, Who, When y How en inglés.
What /Qué…?
Es la pregunta fundamental para todo auditor que desea iniciar la recogida de información de una forma eficaz. “Qué” provoca que el auditado empiece a hablar de las tareas que realiza y ello permite entrarinmediatamente en el proceso de examen de la auditoría. El auditor puede empezar a comparar la actuación explicada y las disposiciones establecidas sobre estos aspectos en el sistema de gestión y obtener información de los temas que hay que analizar más detalladamente o requieren una comprobación de registros y actuaciones.
Why – Por qué…?
El preguntar “por qué” permite el auditor obtener una medida decompresión y propósito de los procesos. De este modo, conjugando “qué” y “por qué”, el auditor puede conseguir comprender lo que se está haciendo y los objetivos de ese trabajo.
When – Cuándo…?
El modo de obtener información sobre cuando debe iniciarse un proceso o actividad y su duración se realiza mediante cuestiones relativas al “cuándo”. Con la información de qué debe hacerse, por qué sehace y cuando debe estar disponible, el auditor ya puede empezar a realizar sus deducciones, pues se empieza a acotar el proceso o actividad objeto de análisis.
How - Cómo…?
El auditor debe comprobar si los procesos se realizan conforme a lo establecido en el Sistema de Gestión, y para esta comprobación se emplea el “cómo”. Puede ser que se tenga claramente definido qué debe hacerse, por qué debehacerse y cuándo debe hacerse pero, sin embargo, cómo debe hacerse presente lagunas, puntos indefinidos o solapes de responsabilidad que produzcan un conjunto de ineficacias en la operación. De esta forma, el auditor comienza la verificación práctica de lo que se ha manifestado en las preguntas previas.
Where - Dónde…?
Para comprobar in situ la realización práctica de los procesos, el auditorpregunta “dónde” se llevan a cabo las actividades. Esta pregunta permite desplazarse a las áreas e instalaciones necesarias y verificar, por ejemplo, la existencia y adecuación de la infraestructura (instalaciones, equipos, máquinas, etc.).
Who - Quién?
El auditor debe asegurarse de que están establecidas las funciones en los procesos que está auditando, para esto debe quedar claro las personasresponsables de cada tarea y/o actividad.
Segundo, las preguntas en función de la estrategia
En función de la estrategia o finalidad de la pregunta, estas se pueden clasificar en:
Preguntas abiertas
Son las preguntas que permiten al auditor conocer de forma general los procesos, y normalmente se comienza por este tipo de preguntas.
Ejemplo: ¿en qué consiste su trabajo en esta línea defabricación?
Preguntas de precisión
Son preguntas que permiten una cierta amplitud de respuestas, pero en un abanico más reducido que las preguntas abiertas. En este caso, el auditor ha centrado la investigación en algún aspecto concreto. Este tipo de preguntas se pueden encadenar para aclarar diferentes puntos del sistema.
Ejemplo: ¿Cuantas piezas se revisan en cada sección de la línea?
Preguntascerradas
Son preguntas que no dejan opción a la explicación por parte del auditado, restringiéndose, en muchos casos, a afirmar o negar. Se emplean para obtener información concreta.
Ejemplo: ¿es usted el responsable de registrar el número de unidades?
En este tipo de preguntas, si el auditado en vez de contestar con una sola palabra comienza a dar explicaciones, puede ser el indicio de que algo noestá bien definido en el sistema o no ha quedado claro.
Preguntas de opinión
Son preguntas que solicitan un punto de vista, generalmente una opinión personal, no condicionando la respuesta del auditado. Estas preguntas deben ser manejadas con cuidado, pues pueden generar opiniones personales. Estas opiniones personales de auditado presentan, en multitud de casos, un sesgo con respecto a la...