Tipologia documental

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TIPOLOGÍA DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS MUNICIPALES DE ALBANCHEZ DE MÁGINA Y JIMENA

Mª Linarejos Teva Sarrión

l objetivo de este trabajo es el de ilustrar la tipología de los documentos que podemos encontrar en los archivos municipales de Albanchez de Mágina y Jimena. Así como las pautas que debemos seguir en el análisis deldocumento, las preguntas que tenemos que hacerle para determinar su tipología documental y su posterior inclusión en las series documentales. Por tanto tendremos tanto tipos documentales como funciones tengan los organismos y actividades del Ayuntamiento. Etimológicamente, el concepto documento procede del latín “documentum”, derivado del verbo “docere”: enseñar, instruir. Documento, pues es eltestimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable. Este soporte perdurable es vario y esa variedad es la que da lugar a las clases de documentos. El documento por su soporte puede ser: · Textual. · Gráfico. · Documento en imagen. · Documento legible en máquina. En cuanto a la información que ofrece el documento de archivo puede ser: · Intensiva: cuando ofrece muchos datos sobre algo opocas personas (ejemplo: expediente personal). · Extensiva: cuando existen pocos datos sobre una gran cantidad de gente (ejemplo: padrón de habitantes). · Diversificada: cuando la información contiene variados datos sobre temas diversos (ejemplo: correspondencia). (Ver esquema). De la necesidad del hombre de dejar constancia, de dar información sobre su actividad y que esa información sirva comotestimonio de sus hechos, es lo que da origen al documento.

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SUMUNTÁN Nº 19 (2003); P. 147-170

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Mª Linarejos Teva Sarrión

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En un archivo municipal, que está formado por el conjunto de documentos que ha generado y genera el Ayuntamiento en el transcurso de su gestión, el valor originario del documento está reflejado en la gestión de una actividad determinada. Los valores deldocumento de archivo dependen del fin por el cual ha sido creado, lo que se denomina VALOR ADMINISTRATIVO, mientras el documento tiene vigencia administrativa, y la utilidad que se puede deducir con posterioridad, es lo que se denomina VALOR HISTÓRICO. Ese documento con el tiempo pierde esa vigencia administrativa y cobra un valor nuevo: Servir como fuente para la investigación histórica y para laacción cultural. Cada oficina, cada organismo en los Ayuntamientos, genera múltiples tipos documentales, tantos como actividades desempeña. Tipo documental es la expresión de las diferentes actuaciones de la administración reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, microfilm, etc.) y con unos mismos caracteres internos específicos para cada uno, que determina su contenido. Lostipos documentales se derivan de las funciones desarrolladas por los órganos del Ayuntamiento. Cada función se traduce en uno o varios tipos documentales. Así, la función o actividad de contar o censar la población da lugar a padrones o censos; la función o actividad de informar produce informes; de la necesidad de comunicarse procede la correspondencia.
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Los tipos documentales junto al órgano o la función productora de los mismos originan las series, de modo que las cartas emitidas y recibidas por el Alcalde formaran la serie de Correspondencia del Alcalde; las Actas emitidas por el Secretario Municipal sobre el Pleno formarán la serie de Actas del Ayuntamiento Pleno, y asísucesivamente, es decir, que cada serie será el resultado de la unión del tipo documental del órgano o función que lo genera. Cada tipo documental tiene unos caracteres internos que le son propios, una manera de producirse y transmitirse comunes: los datos contenidos en un mandamiento de pago o de ingreso serán iguales en todos los ayuntamientos, aunque el formato pueda variar, todas las actas se levantan...