Tipologia documental

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
Las tipologías documentales están relacionadas con la naturaleza de las actividades que dan lugar a los documentos, con los medios físicos de los que sedispone para la producción material de los mismos y con sus funciones y usos. Son documentos que tienen el mismo modo de transmitir la información e idéntica configuración física;es decir, tienen el mismo soporte, formato y forma.
En atención a esas relaciones la tipología documental se define como el estudio y análisis de las características relevantesde los distintos tipos o clases de documentos generados por una función o trabajo determinado de una oficina o departamento.
Básicamente se encarga de agrupar los documentos -yasean simples o compuestos- tomando en cuenta un conjunto de elementos externos (formato, soporte, tipo, forma y clase) e internos (entidad productora, fecha y lugar deproducción, contenido y orígenes funcionales) que distinguen a unos  de otros.
Con la conformación de estos criterios se ha permitido establecer tipologías que reúnan y categoricen cadadocumento a pesar de ser abundante y variado, ya que hay algunas tipologías que son más extensas que otras pues en las unidades documentales simples están conformadas por unatipología documental extensa, mientras que las compuestas puede tener varias tipologías que se representen en ya sea una hoja, en otras de dos o poseer también una tipologíaextensa, dependiendo de los documentos que hagan parte de la unidad documental y de la función administrativa que esté generando.
Los diferentes ámbitos establecen términos o normativaspara las tipologías documentales con el fin de garantizar un proceso archivístico que permita una eficiente administración, organización y búsqueda de los documentos.