Tipos de archivos en mexico
Páginas: 12 (2839 palabras)
Publicado: 2 de junio de 2010
LOS TIPOS DE ARCHIVOS EN MÉXICO DE ACUERDO A LAS CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN
Es indudable que en el ámbito mundial la gestión eficiente de las instituciones depende de su planeación, organización, dirección y control; también es cierto que en cada uno de estos pasos administrativos los documentos juegan un papel fundamental, pues en ellos esta contenida la información que constituyela herramienta mas importante para la adecuada toma de decisiones, la transparencia de la administración y la continuidad en los programas institucionales.
La organización de la documentación de la información a través de la constitución de verdaderos archivos, permitirá hacer de estos indiscutibles centros de administración de la información, y no solo bodegas de acumulación de papelesinservibles.
México no es la excepción y a pesar de que en diversas instituciones todavía no se le da una debida importancia a la administración y organización de los documentos cuenta con 3 diferentes tipos de archivos que le permiten garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos; facilitar y controlar su uso y destino final, así como, permitir la adecuada conformación delarchivo para que las autoridades tomen sus decisiones, estos son el archivo de tramite, el archivo de concentración y el archivo histórico.
FUNCION DE ESTE TIPO DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE TRÁMITE
Es la unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de sus funciones de una unidad administrativa.
Actividades:
• Recepción decorrespondencia: la recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la Dependencia para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional.
• Seguimiento y control de documentos en trámite.
• Despacho de correspondencia.
• Organización y control de expedientes.
• Control y préstamo de expedientes.
• Transferencia primaria
Recepción decorrespondencia:
• Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida por la dependencia, desde el momento de su ingreso.
• Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida, al área que se entregara de su trámite.
• Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones ygestiones.
Seguimiento:
• El seguimiento y control de la documentación recibida oficialmente en la Dependencia para su tramite, constituye un aspecto medular tanto para el correcto y oportuno desarrollo de la gestión administrativa, como para la adecuada integración y preservación de los recursos informativos de las instituciones publicas.
Despacho de correspondencia:
• Garantizar que losdocumentos generados por las entidades administrativas de la Dependencia sean recibidos oportuna y completamente para sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación documental
Organización y control de los documentos en trámite:
• Mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a tramite hasta su integración final al archivo, garantizando que todaslas piezas tramitadas sean conservadas de manera institucional.
• Auspiciar que al archivo ingresen solo documentos oficiales, en el momento y del modo adecuado.
• Conservar sistemáticamente organizados los documentos gestionados por la Dependencia, integrando lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su fácil localización y consulta.
Transferencia:
• Es el trasladosistemático de la documentación que deja de tener utilidad inmediata (transferencia primaria).
OBLIGACIONES DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE
• Integrar los expedientes de archivo.
• Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada y confidencial.
• Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro general de clasificación...
Es indudable que en el ámbito mundial la gestión eficiente de las instituciones depende de su planeación, organización, dirección y control; también es cierto que en cada uno de estos pasos administrativos los documentos juegan un papel fundamental, pues en ellos esta contenida la información que constituyela herramienta mas importante para la adecuada toma de decisiones, la transparencia de la administración y la continuidad en los programas institucionales.
La organización de la documentación de la información a través de la constitución de verdaderos archivos, permitirá hacer de estos indiscutibles centros de administración de la información, y no solo bodegas de acumulación de papelesinservibles.
México no es la excepción y a pesar de que en diversas instituciones todavía no se le da una debida importancia a la administración y organización de los documentos cuenta con 3 diferentes tipos de archivos que le permiten garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos; facilitar y controlar su uso y destino final, así como, permitir la adecuada conformación delarchivo para que las autoridades tomen sus decisiones, estos son el archivo de tramite, el archivo de concentración y el archivo histórico.
FUNCION DE ESTE TIPO DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE TRÁMITE
Es la unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de sus funciones de una unidad administrativa.
Actividades:
• Recepción decorrespondencia: la recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la Dependencia para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional.
• Seguimiento y control de documentos en trámite.
• Despacho de correspondencia.
• Organización y control de expedientes.
• Control y préstamo de expedientes.
• Transferencia primaria
Recepción decorrespondencia:
• Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida por la dependencia, desde el momento de su ingreso.
• Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida, al área que se entregara de su trámite.
• Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones ygestiones.
Seguimiento:
• El seguimiento y control de la documentación recibida oficialmente en la Dependencia para su tramite, constituye un aspecto medular tanto para el correcto y oportuno desarrollo de la gestión administrativa, como para la adecuada integración y preservación de los recursos informativos de las instituciones publicas.
Despacho de correspondencia:
• Garantizar que losdocumentos generados por las entidades administrativas de la Dependencia sean recibidos oportuna y completamente para sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación documental
Organización y control de los documentos en trámite:
• Mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a tramite hasta su integración final al archivo, garantizando que todaslas piezas tramitadas sean conservadas de manera institucional.
• Auspiciar que al archivo ingresen solo documentos oficiales, en el momento y del modo adecuado.
• Conservar sistemáticamente organizados los documentos gestionados por la Dependencia, integrando lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su fácil localización y consulta.
Transferencia:
• Es el trasladosistemático de la documentación que deja de tener utilidad inmediata (transferencia primaria).
OBLIGACIONES DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE
• Integrar los expedientes de archivo.
• Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada y confidencial.
• Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro general de clasificación...
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