ficha puesto trabajo secretario

TITULO DEL CARGO:
Secretario de dirección
CÓDIGO:
01032 NIVEL: 4
FORMACIÓN NECESARIA:
Grado superior de Administración y Finanzas; con un nivel medio de inglés y amplio conocimiento de ordenadores (paquete OFFICE)
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
Bachiller, más curso de dos (2) años de duración de secretariado computarizado.
EXPERIENCIA:
Tres (3) años de experiencia progresivade carácter operativo en el área secretarial y de oficina.
B) EDUCACIÓN:
Bachiller, más curso de secretariado de seis (6) meses de duración, más curso de informática de seis (6) meses de duración.
EXPERIENCIA:
Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial y de oficina.

OBJETIVO GENERAL
Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir asu supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.
1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
DEPENDENCIA GENERAL: Secretaria General
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad administrativa a la que pertenece y/o frecuentes con losintegrantes de la comunidad universitaria usuarias del servicio, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con instituciones públicas y/o privadas y público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtenercooperación.
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad media.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a niveloperativo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y no ejerce supervisión.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
 Secretariado Computarizado.
 Nuevos programas de computación.
 Técnicas actualizadas de ortografía y redacción.
 Actualización en el área secretarial.
 Relaciones Humanas.
TAREAS Y RESPONSABILIDADES
 Redacta correspondencia, oficios, actas,memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
 Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
 Llena a máquina o a mano formatos de órdenesde pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.
 Recibe y envía correspondencia.
 Opera la máquina fotocopiadora y fax.
 Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
 Realiza y recibe llamadas telefónicas.
 Actualiza la agenda de su superior.
 Toma mensajes y los transmite.
 Atiende y suministra información aestudiantes, personal de la Institución y público en general.
 Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
 Convoca a reuniones de la unidad.
 Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
 Actualiza el archivo de la unidad.
 Distribuye la correspondencia de la unidad.
 Elabora cheques.
 Desglosa y entrega cheques.
 Lleva control de caja chica.
Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
 Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.
 Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.
 Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad.
 Elabora actas de...