TIPOS DE DOCUMENTOS COMERCIALES U ORGANIZACIONES Y SUS PARTES

TIPOS DE DOCUMENTOS COMERCIALES U ORGANIZACIONES Y SUS PARTES

LA CARTA. Es la comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre personas naturales; igualmente, en relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

CLASES DE CARTAS.
Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización.
Oficiales: seproducen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado.
Personales: se produce entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal

PARTES DE LA CARTA.
Código
Lugar de origen y fecha de elaboración,
Destinatario,
Denominación o título académico,
Nombre del destinatario
Cargo
Organización
Dirección
Nombre del lugar de origen
País
Asunto
Saludo
Texto
DespedidaRemitente y firmas responsables
Líneas especiales
Anexos
Copias
Identificación del transcriptor
Páginas subsiguientes

MEMORANDOS. Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO Elmemorando puede tener uno de los siguientes objetivos: •
Informar sobre un hecho en forma breve.
Expresar necesidades.
Hacer requerimientos.
Regular o aclarar una situación.
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
Dar respuesta a una comunicación recibida.
Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente.
Conocer los detalles sobre un aspecto determinado.
Impugnar o corregir unasituación.
Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
Solicitar o remitir información, documentos u objetos
Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolares.
Hacer llamados de atención, entre otros.

PARTES DEL MEMORANDO
Encabezado
Denominación del documento
Código
Fecha
Encabezamiento
Destinatario y remitente
Asunto
Texto
Despedida
Remitente y firmas responsables
Líneasespeciales
Anexos
Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones

CIRCULAR. Una CIRCULAR es una comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externa.

CLASES DE CIRCULARES. La circular general se dirige a un grupo específico de personas.
La carta circularestá dirigida en forma personalizada.

CARACTERÍSTICAS DE LA CIRCULAR La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general. Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Tratar un solo tema
Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
Usar un tratamiento respetuoso y cortés
Emplear unestilo gramatical natural, sencillo y continuo
Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización.
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

PARTES DE LA CIRCULAR
Encabezado
Código
Lugar de origen y fecha de elaboración
Encabezamiento y destinatarios
Asunto
Saludo
Texto
Despedida
Remitente y firmas responsables
Líneas especiales
Identificación depáginas subsiguientes

ACTAS. Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN. Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes

UTILIZACIÓN Y CLASES DE ACTAS Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan
Actas de comités.
Actas del concejo municipal.
Actas de consejos.
Actas de junta directiva.
Actas de asambleas.
Actas de reuniones administrativas.
Actas de levantamientos...