Tipos de documentos

Modelos de Documentos
Administrativos
Unidad III

S
M.M. Ariadne Alcocer Rivero
2015

CONCEPTO

 La actividad administrativa se distingue por su

carácter documental, es decir, por reflejarse en
documentos que constituyen el testimonio de la
mencionada actividad. Los documentos
administrativos son el soporte en el que se
materializan los distintos actos de la
Administración Pública, la formaexterna de dichos
actos.

M.M. Ariadne Alcocer Rivero

FUNCIONES

Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos
administrativos:


1.- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las
actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se
garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su
existencia, sus efectos y susposibles errores o vicios, así como el derecho
de los ciudadanos a acceder a los mismos.



2.- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven
como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha
comunicación es tanto interna - entre las unidades que componen la
organización administrativa - como externa - de la Administración con los
ciudadanos y con otrasorganizaciones.

M.M. Ariadne Alcocer Rivero

CARACTERISTICAS
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un
documento pueda ser calificado como documento administrativo.


Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellos
documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son,
por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentosadministrativos siempre
producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.



Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento
administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que
integran la organización de una Administración Pública



Su emisión es válida: Un documento es válido cuando su emisión cumple con
una serie derequisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que
regulan la actividad administrativa.

M.M. Ariadne Alcocer Rivero

Tipos de
Documentos

S

M.M. Ariadne Alcocer Rivero

Tipos de documento
Los documentos administrativos de utilización más
común en la tramitación de cualquier procedimiento
administrativo pueden incluirse dentro de alguna de
las tres fases de tramitación de que consta todoprocedimiento.
 Esta clasificación sería la siguiente:
Documentos
Documentos de
de Iniciación
Iniciación
Documentos
Documentos de
de Instrucción
Instrucción
Documentos
Documentos de
de Terminación
Terminación

M.M. Ariadne Alcocer Rivero

Documentos de iniciación

 Acuerdo de iniciación del procedimiento
 Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud
 Petición de mejora voluntaria dela solicitud
 Acuerdo de adopción de medidas provisionales
 Acuerdo de acumulación de procedimientos
 Acuerdo de práctica simultánea de trámites

M.M. Ariadne Alcocer Rivero

Acuerdo de iniciacion del
procedimiento


Es el documento por el que se inicia un
procedimiento administrativo de oficio, por ejemplo:
el acuerdo de iniciación de un procedimiento
sancionador. Los procedimientos seinician de oficio
en los siguientes casos: cuando por propia iniciativa
el órgano competente lo considera oportuno, como
consecuencia de orden superior, por petición
razonada de otros órganos o por denuncia. El
documento debe, además, ser notificado a los
posibles interesados.
M.M. Ariadne Alcocer Rivero

Requerimiento de subsanación
de defectos en la solicitud



Es el documento a través del cual secomunica al
interesado en un procedimiento que la solicitud por el
presentada no reune todos los requisitos o no
acompaña todos los documentos que se exigen en la
normativa correspondiente, por lo que se notifica
esta incidencia a efectos de que subsane tal
deficiencia en un plazo determinado (10-15 días), ya
que de lo contrario se considera que ha desistido y el
procedimiento se archivaría,...