tipos de gavetas

gaveta.

2. Titulo doble: las letras D-F indican el

Inicio y terminación de la correspondencia de esa gaveta.
La correspondencia también puede ser archivada en archivadores abiertos o de estantería abierta.
Archivadores abiertos
Archivador abierto muestra el espacio correcto para el manejo de las carpetas.
“GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVO”
Hay un archivador para guardar casi todotipo de archivo y documento, como cheques, documentos legales, catálogos, tarjetas, cintas magnéticas, planos, microfilmes, radiografías, disquetes y huellas dactilares.
Archivador para discos y disquetes.
Las carpetas del archivador electrónico están ordenadas al azar. El marcar un número clave en el tablero hace que la carpeta o expediente que tiene ese número sea empujada automáticamentehacia adelante para extraerla. También existen archivadores para cintas y cintas magnéticas.
“Guías”
Las guías sonde cartón o fibra, lo suficientemente rígidas para sostener documentos y flexibles para resistir y evitar que se rompan o dañen. Son la clave para que en una gaveta los documentos se puedan organizar en forma correcta porque sirven para dos fines:
en secciones claramente rotuladas, conel fin de facilitar la localización de documentos específicos. Por esto se dice que sirven como postes de señales para agilizar la búsqueda.
2. Sostienen los documentos dentro de la gaveta, evitando que se arqueen y proporcionan mayor visibilidad.
El número y tamaño de las guías, así como la posición de su pestaña dependen del sistema que utilice. Estas, se fabrican con las pestañas del bordesuperior en cortes diversos en varias posiciones, de tal manera que puedan ser adaptadas a cualquier sistema.

Las guías son un poco más grandes que las carpetas y se describen por el ancho de la pestaña. De un quinto significa que la pestaña se extiende a lo largo de una quinta parte del borde superior de la guía. De un tercio quiere decir que ocupa la tercera parte, y así sucesivamente.Cuando una pestaña ocupa la primera parte del borde izquierdo, al estar la persona frente a la gaveta del archivador, se dice que está en primera posición; a la tercera o cuarta pestaña, a partir de la izquierda, se le llama posición central; a la quinta pestaña se le dice quinta posición, y así hasta completar la séptima posición, que es lo usual en el archivador de tres o cuatro gavetas.
Pestañas dela primera a la cuarta Guía alfabética para estantería abierta posición con pestaña metálica
pestaña metálica
Las guías están en posición escalonada cuando sus pestañas se leen de izquierda a derecha.
Guías escalonadas con corte de un quinto Guía en corte de un tercio, central posición con encabezamientos sencillos
Primera posición, corte de un quinto Guías escalonadas en corte de untercio con encabezamientos dobles
“Títulos o encabezamientos de las guías
Se les llama así porque sirven para identificar los documentos archivados detrás de las guías. Algunas pestañas de guías tienen los encabezamientos impresos directamente. Otras, son de tipo soporte, de metal o de plástico dentro de las que se pueden introducir pequeñas tiras de cartulina sobre las que se imprime el título oencabezamiento.
Los títulos pueden ser: a) simples y b) dobles, lo mismo que los de los marbetes de las gavetas; además, deben ser cortos para que puedan ser leídos con rapidez. Los simples indican dónde comienza cada sección. Los documentos que se van a archivar después de un encabezamiento simple son los que comienzan con el título indicado en la guía hasta el encabezamiento del siguiente (perosin incluirlo). El empleo de encabezamientos simples en las guías permite una fácil expansión de los sistemas de archivo, debido a que las guías secundarias o adicionales pueden ser introducidas donde se necesite una subdivisión.
La ventaja de los encabezamientos dobles esque muestran la extensión total de la sección que ocupa la guía.


a) Encabezamiento simple b) Encabezamiento doble...