Tipos de manuales de una empresa

Apuntes de Manuales de Administración

¿Qué es un manual?
Es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una organización, que se consideran necesarias para la mejor ejecución del trabajo.

¿Cuáles son las clases de manuales?
I. Por su contenido son
a. Historia de la empresa.b. Organización
c. Políticas
d. Procedimientos
e. Contenido Múltiple

II. Por el área de actividad
a. Ventas
b. Producción
c. Finanzas
d. Recursos Humanos
e. Otras Funciones
f. Generales que hablen de 2 o más áreas.

¿Qué es un manual de Organización?

Es el que expone con detalle la estructura de la organización y señala los puestos y la relación queexiste entre ellos. Explica la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de las áreas de la organización, generalmente tiene gráficas de organización, descripción del trabajo, límites de autoridad.

¿Qué se entiende por organización?

En el manual se le designa la disposición y arreglo de las distintas unidades de que se compone un organismoadministrativo y la relación que guardan entre sí, así como la forma en que están repartidas las actividades de ese organismo entre sus unidades.

¿Qué es una estructura Administrativa?

Es la forma en que están ordenadas las áreas que componen un organismo y la relación que guardan sus unidades entre sí.

Unidades administrativas

* Áreas
* Puestos
* Plazas

La ordenación y el arregloestructural de las unidades administrativas implica la creación de puestos, plazas y niveles jerárquicos.
Se crean áreas, puestos y plazas porque es necesario dividir el trabajo de modo que pueda asignarse a personas. Se obtiene mayor eficiencia si la división del trabajo se hace por actividades afines, que permitan mayor especialización y por tanto mayor economía de tiempo, esfuerzo y costo alejecutarlas.

Se crean niveles jerárquicos porque todo jefe se ve físicamente incapacitado para dirigir, de un modo efectivo a un número muy grande de subordinados. Tiene necesidad de delegar parte de su autoridad en otros jefes subordinados.

CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS

Los organigramas se clasifican:

Por su objeto
* Estructurales.- tienen por objeto representar solo laestructura administrativa.
* Funcionales.- Tienen por objeto indicar las unidades que lo componen y sus relaciones, las principales funciones o sus labores.
* Especiales.- Tienen por objeto destacar de una manera especial, alguna característica de la estructura o de alguna función.

Por su Naturaleza
* Esquemáticos.- Contiene solo los órganos (áreas o funciones) principales y las relacionesmás simples, son un instrumento de información general.
* Analíticos.- Representan con mayor detalle una organización para facilitar su estudio.

Por el área que representan
* Generales.- Representan a toda la institución mediante sus órganos principales y sus relaciones básicas.
* Complementarios.- Muestran por separado cada uno de los departamentos o divisiones principales.

Porsu formato
* Verticales
* Horizontales
* Circulares
* Mixtos

Ejemplos de organigramas.
En su estructura de jerarquía, autoridad, funciones, etc.
Niveles más comunes. | Nombres con que se conocen | Tipo de planeación. | Tipo de Decisión. | Tipo de jefatura | Tipo de control. |
| Admón. publica | Admón. privada | | | | |
1° | Secretaria de estado | Dirección | Largoplazo, políticas generales | Estratégicas fundamentales | Impersonal | Resultados generales |
2° | Dirección | Gerencia | Plazo mediano, políticas de rama | Estratégicas de rama | Impersonal | Resultados a corto plazo |
3° | Jefatura de departamento | Jefatura departamento | Corto plazo, políticas departamentales | Estratégicas y tácticas de operación | Semipersonal | Resultados inmediatos |...