Tipos de manuales

TIPOS DE MANUALES. Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se ha de lograr con su uso. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo y en otros, se logran varios. POR SU CONTENIDO. Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos lossiguientes: o Manual de Historia.- Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de laorganización. Manual de organización.- Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Manual de políticas.- Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Elconocimiento de la organización es el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite: a)Agilizar el proceso de toma de decisiones b)Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c)Servir de base para una constante y efectiva revisión. Puede elaborarse un manual de políticas parafunciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc. o Manual de procedimientos.- Es la expresión analítica de los procesos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La utilización deeste manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y sigue correctamente los procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Manual de contenido múltiple.- Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la

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elaboración y utilización de distintos manuales, puede serconveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización"; consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o mas conceptos, debiéndose separar en secciones. POR SU FUNCION ESPECIFICA. Esta clasificaciónse refiere a una función operacional especifica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: o Manual de producción.- Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones con base en los problemas cotidianos, para lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de operación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control deproducción), es tan reconocida que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente. o Manual de compras.- El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos y controles a utilizar que afectan sus actividades. Manual de ventas.- Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y lasrutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. Manual de Finanzas.- Consiste en poner por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes...