Tips de Excel

Clase Excel Nivel II
La base de datos tiene información suficiente para ser analizada.
&: para unir datos : ver Hoja de Prueba
Para hacer una tabla dinámica tenemos que tener una estructura de la planilla de Ventas, con títulos acostados no sirve. No tiene que tener filas en blanco.
Archivo: Base de Datos
Hoja “Funciones”
Ctrl + shif + flecha abajo: pinta toda la columna.
Formula –administrador de nombres: para cambiar los nombres del rango
Para contar se puede contar con dos funciones: Contar (cuenta todo lo que sea numérico)/ Contar A (cuenta todo lo que sea texto y números) ninguna de las dos funciones no cuentan celdas vacías

Sumar Si: (RANGO, “criterio”; rango suma)
Promedio Si, es igual pero con promedio.
Contar.Si: (rango; “criterio”). Me va a contar lo que quede delrango del criterio
Sumar si /sumar si conjunto: la diferencia es que el rango de suma va primero.

Hoja Filtro
Para filtrar sólo se necesita una fila de títulos, no combinado
En la función de subtotales, siempre aparece un número delante del rango, ese número responde a la lista de todas las funciones.
Primero debemos aplicar el Filtro, luego nos colocamos en el final de cada producto paraaplicar autosuma, y nos aparece el valor que corresponda a cada operación
Hoja Subtotales Ordenar
No hay que combinar celdas para poder hacer subtotales/ordenar, sí ensancharla.
Se necesita un campo agrupable y un campo calculable para poder trabajar con Subtotal y tabla dinámica. En este caso los campos agrupables son producto y vendedor. El calculable es neto, por ej.
• El campo agrupablepuede ser un texto, un número, una fecha o una hora. En subtotales los campos agrupables se ordenan.
• Como cálculo también puede ser texto, fecha, hora (porque las cuento por palabra).
El campo que se ordena es el campo que se pide
Para ordenar
Datos – Ordenar
Ordenamos por color también: se van ordenando a medida que nosotros lo pedimos.
Para los subtotales
Datos – Subtotal
El primercampo agrupable es el primero que se ordena.
“Para cada cambio en”: el primer campo agrupable elegido o indicado en la consigna.
Subtotales no hace referencias cruzadas ni porcentaje de distribución
Esquemas
Los números que aparecen al costado, Permiten ver vistas reducidas de la planilla que tiene subtotales. Los esquemas los trae la herramienta subtotal. Tratan de agrupar, filas parciales quetotalizan. Genero cada nivel por cada operación matemática que hicimos.
Para sacar un esquema se pintan las filas o columnas y voy a Datos – Desagrupar.
Hoja Tablas Dinámicas
Tmb agrupan, hacen los cálculos, porcentaje de distribución. Por defecto la TD va a sumar.
Crear una tabla dinámica: tienen una lista de campos y tienen dos partes:
La parte de abajo es el diseño de la tabla, son 4cuadrados:
• Filtros: achica la TD, representa el total vendido de todo el año, ni el gráfico ni la TD muestran datos parciales.
• Columna: es recomendable poner los datos menos extensos
• Fila: es recomendable poner los datos que son más extensos
• Valores: Cuando tomemos un campo de texto el cálculo por defecto es cuenta. Para cambiar otra función vamos a Valores y de ahí seleccionamos la opciónconfiguración de campo de valor para cambiarla y darle formato a la celda.
La parte de arriba donde aparece la lista de campo, ésta puede aparecer y desaparecer según donde este posicionado el cursor, porque la lista pertenece a la TD. Va a aparecer casillas con cada uno de los títulos de la base de datos
En campos calculados, la opción Configuración campos de valor, permite:
1. Cambiar eltítulo de botón
2. Cambiar la función de cálculo (suma, promedio, máx., min...etc)
3. Aplicar formato a cada cálculo.
4. Cambio a porcentaje de distribución
En diseño de la tabla dinámica el ícono de Diseño de Informe/Filas en Bco funcionan a partir de dos campos agrupables, únicamente.
Las TD se filtran en otra hoja aparte, copiando valor, con la opción Diseño de informe, - repetir todas...