Tips para reuniones efectivas

Buenas prácticas para realizar reuniones efectivas
Muchas veces cuando se nos invita a una reunión pensamos o escuchamos expresiones tales como: “De nuevo a perder el tiempo”, o “tengo mucho trabajo y no puedo asistir por que nunca se termina a tiempo”, entre otras más.
Este artículo tiene como objetivo el dar a conocer las buenas prácticas para lograr realizar reuniones efectivas.
Una reuniónpuede definirse, según www.wikipedia.com, como el “evento en que dos o más personas se juntan para discutir un tópico predeterminado tal como la planificación de un evento de negocios, evento de la comunidad, etc. normalmente de manera formal”. Predeterminado significa que ya es conocido con anticipación.
Otra definición de los autores Vanderhaar, Riggs(2001), es “Juntarse unos con otros”, yafirman que "se realiza para cumplir una meta de un grupo de personas, tomar decisiones, y tomar acciones, compartir información, identificar, desarrollar o juntar ideas, para buscar el apoyo del grupo u organización en el logro de una meta".
La frecuencia de las reuniones pueden variar entre diaria, semanal, mensual, bimensual, trimestral, etc.
Previo a realizar cualquier reunión debemos hacer unlistado de los participantes, notificarles y también enviarles la agenda de la misma.
La página www.effectivemeetings.com nos dice que no existen reglas para notificar a los invitados de una reunión sobre la misma, pero especifica que debemos considerar cuánto tiempo requerirán los invitados para revisar el material, preparar sus ideas, crear documentos o realizar investigaciones con el fin deestar preparados para nuestra reunión.
Por lo descrito anteriormente y otras razones las reuniones no pueden ser notificadas el mismo día en que serán realizadas ya que no sería aceptable, la única excepción sería el caso en que sea una reunión de emergencia. El incurrir en dicha práctica puede llevar a afectar la productividad y le roba el tiempo que la gente ha planificado para otra tarea.
Locorrecto es notificar con suficiente tiempo a los invitados para lograr que estas lleguen a ser más exitosas y productivas.
Si recibimos la invitación a una reunión debemos preguntar si se requiere que preparemos algo en avance si no se nos ha requerido. La idea es que los participantes puedan tener toda la información necesaria en sus manos previo a que comience la reunión y en la misma sólodeberán tomar decisiones, invirtiendo de esta forma menor cantidad de tiempo en la misma.
Respecto a las personas que participarán en una reunión, la página www.nwlink.com en su artículo publicado “Meetings” detalla que cuando nos preparamos a participar en una reunión debemos hacer lo siguiente:
• Conocer el propósito de la reunión y cuál es nuestro propósito al asistir
• Obtener toda lainformación que debemos llevar
• Conocer la agenda que se seguirá y asegurarnos que nuestra agenda coincide con la de la reunión
• Conocer nuestro rol y el camino que debemos seguir
• Llegar a tiempo y estar en el salón de reunión hasta que la misma termine
• Tomar la reunión en serio, pero también divertirnos un poco mientras participamos en ella.

Para aquellos que no tenemos buen control de lasreuniones la página www.effectivemeetings.com recomienda seguir los siguientes pasos:
• Reducir el número de reuniones que programamos
• Siempre crear una agenda y trazar un objetivo a lograr
• Seguir la agenda mientras se desarrolla la reunión, si llegan ideas nuevas anotarlas y programarlas para la próxima reunión.
• Realizar un análisis de costo de las reuniones. La idea es mostrar cuántodinero se pierde al realizar reuniones que no son efectivas.

Siempre debemos tener en mente que las reuniones son actividades costosas si no llegan a ser efectivas, esto implica que las mismas deben de enfocarse como todas las demás actividades importantes de la empresa.
Una agenda debe contener: Lugar de reunión, qué deberán llevar los asistentes, qué se debe leer previo a la misma, los...