Tipsparaprocedimientos

a) Relacionadas con la operatoria de la empresa en
general
 Separar las funciones de registro, operación y
custodia en sectores y personal diferente. La más
conocida dice: “quien registra no debe tener acceso a
los fondos ni autorización para disponer de ellos”.
 Procurar que toda actividad esté dividida en fases de
modo que no quede su totalidad a cargo de una
misma persona.

a) 1. Ladocumentación comercial
 Prenumerar y preimprimir: toda documentación
emitida por la empresa para respaldar operaciones
debe estar prenumerada y preimpresa. Existe
reglamentación de AFIP que ordena la impresión de
determinada documentación (facturas, remitos, etc).
(Ver Anexo: Documentos Comerciales.)
 Clasificar la documentación anulada: la
documentación anulada debe ser clasificada como tal
yconservada según las disposiciones vigentes para el
resto de la documentación.

La documentación comercial
 Denunciar la pérdida de documentación: para prevenir
su uso fraudulento, la pérdida de documentación debe
ser denunciada públicamente.
 Nombrar autorizados: se aconseja determinar
expresamente a los autorizados o encargados de
utilizar la documentación comercial (y eventualmente
apoderados).
Controlar documentación ingresante: la
documentación que ingrese a la empresa debe ser
cuidadosamente controlada antes de su aceptación y
registro.

La documentación comercial
 Custodiar la documentación importante o crítica:
debe existir un correcto control de acceso a los
sectores donde se encuentre la documentación y
valores de la empresa.
 Proteger información confidencial: la informaciónconfidencial debe ser protegida correctamente, si se
utilizan sistemas informáticos, la misma se debe
encontrar protegida por passwords, y en caso de estar
archivada, sólo personal autorizado debe tener acceso
a los mencionados archivos. (Ver cap. VI.)

La documentación comercial
 Custodiar documentos comerciales: su custodia debe
estar separada de quien la usa, y su entrega deberá
hacerse contrala firma de quien los recibe. También
es conveniente que contra entrega de un talonario
nuevo, en el caso que se utilicen estos soportes, se
proceda a la devolución del talonario agotado. Se
deberá llevar un registro de la existencia de la
documentación.

a) 2. El personal y sus responsabilidades
 Determinar expresamente facultades: se deben
conocer las facultades y funciones de cada integrantede la organización así como también su
responsabilidad por las mismas.
 Comunicar desvinculaciones: cuando alguien se retira
de la empresa el hecho deberá informarse con rapidez
a todo eventual interesado o relacionado con el
mismo.
 Rotar personal: es aconsejable la rotación del
personal encargado del manejo de los fondos, ya que
si siempre es realizado por la misma persona, un error
u omisiónpuede pasar inadvertido.

a) 3. Los activos monetarios
 Limitar la circulación de dinero: es necesario que la
circulación de dinero y/o documentación, dentro de la
empresa, se limite al mínimo.
 Custodiar los fondos: es conveniente la concentración
de la responsabilidad sobre la custodia de fondos en
una sola persona. Por excepción se puede delegar en
más de una.

Los activos monetarios
Controlar a los responsables: una vez designado un
responsable para la tenencia de valores, se deberá
controlar mediante las registraciones contables si todo
lo que tiene es lo que debe tener y si todo lo que debe
tener lo tiene.
 Separar manejos dinerarios de la registración: el
otorgamiento de créditos seguimiento de cobranzas ,
planificación de los pagos, y todo otro manejo
financiero debe estarseparado de quienes realizan los
registros contables.

Los activos monetarios
 Separar fondos de diferentes procedencias: para un
mejor control de los fondos es recomendable la
separación de los fondos provenientes de cobranzas,
de los utilizados para pagos.
 Disponer doble firma en los cheques: puede
establecerse como regla general, siempre y cuando
sea posible, que los cheques deban ser...