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Los pasos que deben seguirse para diseñar un manual son los siguientes:

Evaluación de la Organización:

Antes de comenzar la preparación del manual, debe hacerse un estudio exhaustivo de la Institución. Sus procedimientos, normas y políticas, para garantizar que pueda adaptarse a los requerimientos propios de la Institución a utilizarlo.

Planificación de la Investigación:Debe realizarse un planteamiento a seguir para la elaboración del trabajo, debe seguirse un esquema clasificado y numerado de acuerdo a la especificación de los puntos que se van a incluir. También debe medirse el tiempo estimado de culminación.

Recopilación de la información:

Para la recopilación de datos, se usar varios medios:

 La investigación documental, directamentede los archivos de la institución.

 Entrevistas realizadas al personal, para obtener información sobre las actividades en las que interviene, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿para qué las ejecutan?, recolectando además las formas empleadas en las operaciones.

 Entrevistas a supervisores, para completar, aclarar y aprobar la información generada por los que ejecutan las operaciones.

Observación directa del proceso, para constatar los datos recolectados.

Elaboración del Manual:

Después de haber recolectado la información necesaria para la realización del manual, se procede al diseño del mismo, tomando en cuenta:

 El tamaño del formato a seleccionar, generalmente se usa el estándar.
 La diagramación, con ella se procura ubicar fácilmente la información,así como la esquematización de los procesos utilizados. Se deben mostrar flujogramas que incluyan las labores, métodos y procedimientos de manera analítica, flujogramas panorámicos de todo el proceso, de igual forma cualquier otro diagrama que se necesite.
 La redacción del manual, debe ser de manera clara y sencilla, sin utilizar lenguajes técnicos, además no debe quedar nada sobreentendido,ya que de su interpretación depende su efectividad. Una lectura clara, precisa y concisa permite suministrar toda aquella información que el manual quiere expresar.

 La técnica de codificación, tomando en cuenta las actividades que realiza la institución; así se tiene la codificación alfabética, numérica y alfanumérica.
 La presentación debe detallar el modelo de impresión, número deejemplares. el tipo de encuadernación y todo aquello que influya en la presentación del manual.
 Antes de distribuir el manual, deben elaborarse pruebas piloto que permitan conocer hasta qué punto es efectivo, y determinar si existen modificaciones, de manera que sea lo más adaptable posible a la Institución que lo va a emplear.
 Debe distribuirse un ejemplar a los jefes de las siguientesdivisiones: Planificación y Presupuesto, Personal y Administración y Servicios, para que todo el personal tenga acceso a la utilización del manual, por otra parte, debe hacerse un seguimiento de su utilización, para determinar si en algún momento los procedimientos, normas y políticas no son necesarios o han sido transformados. Por último, deben hacerse las modificaciones pertinentes, en caso de queexistan, de lo contrario el manual perderá el objetivo para el cual fue creado.

Manual de Normas y Procedimientos:

Este manual contiene detalladamente todos los procedimientos que se realizan en la empresa, así como las normas y pautas específicas que se aplican para la elaboración de los diferentes procedimientos llevados a cabo en las operaciones. Según Catacora F. (1997:101)
“Sonmanuales donde se establecen pautas específicas acerca de las normas aplicables en forma general o específica para los procedimientos identificados en la organización”.

Características:

Las características de este tipo de manuales son las siguientes:

 Detalla todos los procedimientos que se realizan en la empresa.
 Estable pautas o normas específicas.

Objetivo:

El...