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1/8 MINISTERIO DE COMUNICACIONES INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS
ACTIVIDAD UNIDAD DEPARTAMEN TO SOLICITANTE DE COMPRAS
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JEFE FINANCIERO

ANALISTA ENCARGADO DE DIRECCIÓN Y/O PROVEEDOR DEL GASTO PRESUPUESTO SUB DIRECCIÓN

INICIO 1 1.1 Secretaria recibe pedidos de: Oficinas de la planta central y Delegaciones Departamentales.

2 Revisa pedidos 2.1Revisa que lleve los sellos y firmas necesarias 2.2 Verifica que lleve el sello “NO HAY EN EXISTENCIA” del almacén. 2.3 Revisa la partida presupuestaria, estampa numero correlativo de ingreso a compras y recibe. 2.4 Devuelve copia al interesado. 2.5 Saca fotocopia del pedido y lo archiva. 2.6 Traslada original del pedido al Jefe de Compras 3 REVISA Y CLASIFICA PEDIDO Recibe original del pedido yclasifica el proceso: 3.1 Compra directa 3.2 Evento de cotización. 3.3 Licitación. 3.4 Traslada los pedidos a: a) Asistente I, compras directas, menos de Q.30,000.00 Paso 4 b) Asistente II, compras mayores de Q. 30,000.00 paso 15 4 COMPRA DIRECTA Asistente I Recibe original de pedidos, si el pedido es de útiles de oficina o de productos de limpieza, paso 4.1 En caso contrario, Paso 4.2 4.1 ConsultaContrato abierto 4.2 Selecciona proveedores. 4.3 Solicita cotizaciones, por teléfono. 4.4 Envía pedido, vía Fax. 4.5 Hace entrega de copia del pedido al proveedor que lo requiera. Si la compra es menor de Q.5,000.00 requieren de una cotización, si es mayor de Q. 5,000.00 3 cotizaciones Si la compra oscila entre Q. 25,000 y Q. 30,000: 4.6 Solicita visto bueno del Director (si aplica)

2

3

44.1

Pedido

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JEFE FINANCIERO

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5 Recepción de Cotizaciones. 5.1 Recibe ofertas de proveedores. 5.2 Escoge al proveedor 5.3 Llena hoja deSelección de proveedor y firma 5.4 Traslada al Jefe de Compras para firma.

5.1

5.2

5.3 5.4 6 SELECCIÒN PROVEEDOR Recibe la hoja de selección de proveedor: 6.1 Revisa. 6.2 Firma y sella. Devuelve a Asistente I 6.1

6.2

7 Asistente I Recibe hoja de selección de proveedor: 7.1 Adjunta pedido original y las cotizaciones correspondientes. 7.2 Traslada el expediente al analista del gastopara su revisión.

7

7.1

7.2

1

8 8 Recibe expediente, Si está aprobado: 8.1 Traslada documento a Presupuesto para hacer reserva de disponibilidad presupuestaria. Si no está aprobado: 8.2 Corrige y devuelve el expediente al analista del gasto para su revisión.

No Si

1

8.1

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9 TRASLADO EXPEDIENTE PARA CONTINUAR EL PROCESO Recibe expediente, Si existe disponibilidad presupuestaria: 9.1 Traslada el expediente al Asistente III. Si no existe disponibilidad presupuestaria: 9.2 Redacta oficio 9.3 Devuelveexpediente a interesado.

9

2

No

Si

9.1 10 10.1

10 SOLICITUD DEL BIEN Asistente III Recibe el expediente 10.1 Notifica al proveedor para que entregue el producto a bodega de Suministros. 10.2 Proveedor entrega producto y presenta factura

11.1

10.2

11 RAZONA FACTURA Recibe 11.1 Constancia de Ingreso a Almacén (1-H) y factura 11.2 Razona la Factura 11.3 Solicita firmas queseñalan las disposiciones internas

11.2

12.1

12 REVISION Jefe de Compras Recibe factura 12.1 Revisa, firma y sella 12.2 Devuelve factura al Asistente III

12.2

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