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Funciones DEL PERSONAL QUE LABORA EN RECEPCION
A CONTINUACIÓN LES PRESENTO LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN, DIFERENCIADAS POR SUB - DEPARTAMENTOS:
* Reservas:
Las SOLICITUDES DE RESERVAS, SUELEN REALIZARSE POR TELÉFONO, FAX, E'MAIL, OTROS; Y NO SIEMPRE LAS REALIZA EL CLIENTE QUE VA A RECIBIR EL SERVICIO, SINO SU SECRETARIA O ASISTENTE.
¿QUIÉN HACE RESERVAS? LasSUELEN HACER: PERSONAS PARTICULARES, AGENCIAS DE VIAJES, EMPRESAS, CENTRALES DE RESERVAS; Y PUEDEN SER TANTO PARA INDIVIDUALES COMO PARA GRUPOS.
Sus FUNCIONES SON: ATENDER SOLICITUDES DE RESERVAS, TARIFAS Y SERVICIOS. Así MISMO DE ACUERDO A LA DISPONIBILIDAD CONFIRMAR, CANCELAR Y MODIFICAR RESERVAS. El(LA) AGENTE DE RESERVAS, AL IGUAL QUE TODOS LOS EMPLEADOS DE RECEPCIÓN TIENE LA OBLIGACIÓN DECONOCER Y PROMOVER LOS SERVICIOS DEL HOTEL. Además ES EL SUB-DEPARTAMENTO ENCARGADO DE ELABORAR ESTADÍSTICAS Y PREVISIONES.
* Recepción:
La RECEPCIÓN PROPIAMENTE DICHA, REALIZA SUS FUNCIONES DESDE ANTES QUE EL CLIENTE LLEGUE AL HOTEL, DURANTE SU ESTADÍA, Y HASTA QUE ÉSTE SE RETIRA DEL HOTEL:
Hacer EL PRE REGISTRO DE PASAJEROS Y GRUPOS.
Asignar HABITACIONES RESERVADAS.
Elaborar LISTAS DE GRUPO YDISTRIBUÍRLAS.
Registrar HUÉSPEDES Y GRUPOS.
Asignar HABITACIONES A LOS WALK IN.
Recibir Y ENTREGAR MENSAJES PARA PASAJEROS Y PARA EL HOTEL.
Autorizar CAMBIOS DE HABITACIONES.
Llenar REQUISICIONES PARA ALMACÉN.
Controlar LLAVES DE HABITACIONES.
Dar SALIDA A LAS HABITACIONES.
Verificar REPORTES DE AMA DE LLAVES.
Atender PROBLEMAS DE LOS HUÉSPEDES.
Solicitar TRABAJOS A MANTENIMIENTO.Solicitar TRABAJOS AL AMA DE LLAVES.
Autorizar ENVÍOS DE CAMAS Y CUNAS EXTRA.
Atender EL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES, CUANDO ESTÁ CERRADO.
Promover LOS SERVICIOS DEL HOTEL.
Solicitar SERVICIOS MÉDICOS CUANDO EL HUÉSPED LO REQUIERE.
Comentar A SU JEFE LAS OPINIONES DE LOS HUÉSPEDES DEL HOTEL.
Mantener LIMPIA LA RECEPCIÓN.
Realizar INVENTARIO DE PAPELERÍA, FOLLETOS Y TARIFAS.
Archivar LAPAPELERÍA QUE YA HA SIDO UTILIZADA.
* Teléfono:
El TELÉFONO ES EL MEDIO DE COMUNICACIÓN MÁS USADO EN EL HOTEL, TANTO PARA COMUNICACIÓN INTERNA COMO EXTERNA. Los HOTELES GENERALMENTE TRABAJAN CON CENTRALES, QUE TIENEN ANEXOS EN LAS HABITACIONES Y EN LAS PRINCIPALES ÁREAS DEL HOTEL. Sus FUNCIONES ESPECÍFICAS: TOMAR MENSAJES PARA LOS HUÉSPEDES O PERSONAL DEL HOTEL, HACER VALES DE LAS LLAMADASTELEFÓNICAS, E INCLUSIVE HACER LABORES DE DESPERTADOR.
En LA COMUNICACIÓN TELEFÓNICA ES MUY IMPORTANTE EL TONO DE VOZ, LA VOCALIZACIÓN Y LA RAPIDEZ EN LA ATENCIÓN.
Se RECOMIENDA COGER LÁPIZ Y PAPEL CADA VEZ QUE SUENE EL TELÉFONO, PARA NO HACER ESPERAR, TOMAR LOS MENSAJES COMPLETO Y DEJAR HABLAR HASTA QUE EL INTERLOCUTOR TERMINE SU MENSAJE.
* Conserjería:
Departamento QUE REALIZA TAREAS MÚLTIPLES.Por SU PROXIMIDAD CON LOS HUÉSPEDES, PUEDE PROMOVER LOS SERVICIOS DEL HOTEL Y CAPTAR MEJOR EL ESTADO DE ÁNIMO DEL CLIENTE DURANTE SU ESTANCIA. Funciones:
Acompañamiento A HUÉSPEDES A LAS HABITACIONES.
Llevar AUTOS DE HUÉSPEDES A LA COCHERA.
Controlar EQUIPAJE DE HUÉSPEDES Y GRUPOS.
Guardar EN CUSTODIA EL EQUIPAJE DE LOS HUÉSPEDES.
Controlar ACCESOS Y ASCENSORES.
Llevar MENSAJES DE HUÉSPEDES ALAS HABITACIONES.
Conocer DE PRIMEROS AUXILIOS.
Realizar COMPRAS DE ENTRADAS PARA ESPECTÁCULOS.
* Caja Y FACTURACIÓN:
Este IMPORTANTE SUB-DEPARTAMENTO, SE ENCARGA DE:
Apertura Y CIERRE DE LAS CUENTAS
Realizar CARGOS
Cuadrar LAS CUENTAS
Emitir FACTURAS O BOLETAS.
Materiales Y EQUIPO DE TRABAJO
De LA BUENA DISTRIBUCIÓN DE LOS MUEBLES Y EQUIPOS EN LA RECEPCIÓN, DEPENDE QUE SUS EMPLEADOSREALICEN UN TRABAJO RÁPIDO Y EFICIENTE.
* Reservas:
1. Hoja DE CONTROL DE RESERVAS: ES UN FORMATO EN PAPEL CUADRICULADO CON 31 COLUMNAS, UNA PARA CADA DÍA DEL MES, Y RENGLONES SEGÚN HABITACIONES DEL HOTEL, EN EL QUE SE VAN ANOTANDO LAS RESERVAS RECIBIDAS, Y SIRVE PARA EVITAR SOBREVENTAS.
2. Formatos: DE TOMA DE RESERVA, DE MODIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y CONFIRMACIÓN DE RESERVAS.
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