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Cómo Usar Una Caja Chica En Su Pequeña Empresa
Contabilizando Y Controlando Los Gastos Menores

Kevin Hagen, Yahoo! Contributor Network
Nov 15, 2006 "Share your voice on Yahoo! websites. Start Here."
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Para poder mantener un control sobre todos los gastos relacionados a su pequeña empresa o un negocio que maneja desdeel hogar, es necesario contabilizar todos los gastos menores de día a día que usted paga en efectivo, así como los gastos que paga con cheque o por medio de transferencias bancarias. Los desembolsos menores en efectivo se acumulan con el tiempo y es importante conocerlos para poder contabilizarlos, controlarlos y también para poder tomar una deducción por estos gastos en su declaración deimpuestos. En vez de pagar estos gastos de sus fondos personales, puede ser más conveniente establecer y usar una caja chica para pagar los gastos relacionados a su negocio.
Tipos de Gastos que se Puede Pagar de una Caja Chica
Aunque el uso de tarjetas de débito y de crédito está rápidamente reemplazando y eliminando las transacciones en efectivo, igual puede haber varios tipos de gastos menores que sonmás convenientes pagar en efectivo o que usted prefiere pagar en efectivo. Estos podrían incluir franqueo, útiles de oficina, reparaciones menores, propinas, combustible para su vehículo, estacionamiento y peajes y tarifas para el transporte público, entro otros.
Ventajas de Usar una Caja Chica
Las siguientes son algunas de las ventajas de usar una caja chica para pagar los gastos menoresrelacionados a su negocio:
• Puede separar los gastos del negocio de los gastos personales.
• Un procedimiento para manejar la caja chica facilita la contabilización de los gastos menores en los libros del negocio.
• Tendrá los recibos para respaldar las deducciones tributarias que se puede tomar por estos gastos menores.
• El procedimiento para la caja chica le permite guardar la documentaciónde estos gastos todos juntos en un archivo.
• Al saber donde se está gastando el efectivo, estará en mejores condiciones para controlarlo.
Procedimiento para la Caja Chica
Estableciendo la Caja Chica
Un fondo de caja chica es una cierta cantidad de dinero en efectivo que se aparta específicamente para pagar los gastos menores del negocio. En un negocio que usted maneja desde su hogar,probablemente usted mismo va a manejar la caja chica. En una pequeña empresa con más de una persona, la caja chica se asigna a una sola persona quien es responsable de tener la caja, entregar el efectivo según las necesidades, guardar los recibos y mantener registros de los desembolsos. El monto de la caja chica dependerá de la naturaleza del negocio: cuántos desembolsos se hacen en efectivo, los montosde los desembolsos y su frecuencia. Se trata de tener suficiente efectivo en la caja chica como para cubrir todos los gastos menores durante un cierto período, como un mes, por ejemplo.
Para establecer la caja chica inicialmente, se gira un cheque a caja o al nombre de la persona responsable del fondo, que se llama el custodio, por el monto predefinido. Este cheque está contabilizado en una cuentaseparada que se llama Caja Chica en el libro mayor. El cheque está canjeado por el custodio del fondo y el efectivo se guarda en una pequeña caja de seguridad, en un cajón del escritorio bajo llave o en algún otro lugar donde está seguro.
Usando la Caja Chica
Los procedimientos para manejar la caja chica son bastante sencillos y generalmente funcionan de la siguiente manera:
Cada vez que senecesita efectivo para hacer algún trámite, hacer una compra o pagar un gasto menor, el custodio de la caja chica entrega la cantidad de efectivo solicitado o necesario y deja un comprobante en la caja, indicando el nombre de la persona quien solicitó el efectivo, la fecha, el monto y el propósito. Se puede comprar comprobantes estándares en negocios donde venden útiles de oficina, o puede usar su...