Todosas

PROCEDIMIENTO:

Código: DG-E-P-01-V04 Versión 04 Fecha de Vigencia

CONTROL DE DOCUMENTOS

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1. OBJETIVO
Garantizar que los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses sean generados, actualizados y dispuestos bajo criterios institucionales.

2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos del Sistema de Gestiónde la Calidad, del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, desde la elaboración de la propuesta de creación o modificación de un documento, hasta su disposición final. Los documentos que están incluidos o en proceso de inclusión en el control documental del Sistema de Gestión de la Calidad de los Laboratorios Forenses y los documentos de carácter administrativo aprobados por lasResoluciones No. 554 y 579 de 2003 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, seguirán vigentes hasta tanto se genere una nueva versión de los mismos, a partir de la cual se incorporarán las modificaciones establecidas en este procedimiento. Los reglamentos técnicos, protocolos, guías y demás documentos de carácter técnico aprobados, de las áreas de Clínica y Patología Forense,se pueden incorporar al control de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, tal como se encuentran diseñados actualmente y se mantendrán vigentes hasta tanto se genere una nueva versión de los mismos, en la cual se incorporarán las modificaciones y ajustes establecidos en este procedimiento.

3.

DEFINICIONES

Las definiciones que a continuación se registran aplican al presenteproceso y su implementación en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. Las que no tienen cita, corresponden a definiciones construidas o ajustadas por el Grupo de Gestión de la Calidad. 3.1. ACTUALIZACIÓN: Introducción de todos los cambios que se consideran necesarios en cuanto al

Participaron en la elaboración Participaron en la modificación y de la versión 01 revisión de laversión 04 Teresa Pérez Grace Alexandra Terreros Ibañez Miguel Arturo Velásquez Acevedo Claudia Monroy Avella Juan Paulo Guzmán Pava Nidia Mireya Pérez Pérez Nidia Mireya Pérez Gemma Camacho Mary Luz Morales Esperanza Niño Córdoba Lucero Triana Arcadio Cervera Genoveva González Fonseca

Aprobó: Dr. Pedro Gabriel Franco Maz Director General Fecha

Firma

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Código: DG-E-P-01-V04Versión 04 Fecha de Vigencia

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fondo y a la forma de un documento normativo1. Como resultado de las actualizaciones se tienen nuevas versiones de los documentos. 3.2. CONTROL DE DOCUMENTOS2: Es el proceso que hace parte de la Gestión Documental para los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC, de tal forma que garantiza que sean generados,revisados, actualizados, aprobados, divulgados y sometidos a disposición final, conforme con criterios técnicos y legales vigentes. 3.3. COPIA CONTROLADA: Es una copia de un documento incluido en el listado maestro de documentos del SGC, generada por el responsable del control documental, la cual debe ser actualizada con cada nueva versión del documento. Toda copia controlada lleva unaidentificación con respecto al número que le corresponde en el control de documentos. Su objetivo es garantizar al usuario que consulta una versión vigente y actualizada del documento. 3.4 COPIAS NO CONTROLADAS: Son copias de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad para uso del cliente fuera de las instalaciones u otras partes interesadas, a las cuales el Instituto no hace control de circulación.Estas copias van identificadas claramente como “copias no controladas”. 3.5. COPIA OBSOLETA: Documento de versiones anteriores al documento vigente. 3.6. DIAGRAMAS DE FLUJO DE ACTIVIDADES: Es el gráfico que muestra la interrelación de las actividades. Ejemplo: Diagrama de flujo de las actividades de Toxicología. 3.7. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Tarea que asegura la disponibilidad de los...