toma de decisiones
Páginas: 12 (2981 palabras)
Publicado: 31 de octubre de 2013
CONTENIDO
1. CLASIFICACION DE LOS ELEMENTOS A COMPRAR
En esta fase se constituyen en parte, la última fase del análisis de determinación de necesidades y el primer paso en la toma de decisiones de la compra.
En esta fase se quiere que se realice un listado de todos los elementos programados, por orden de programa, sección, valores estimados, clases de elementos y se los clasifique deacuerdo con el orden de importancia y utilización. Esto con el fin de darse cuenta conociendo el costo total de la compra y verificándola con el presupuesto del periodo siguiente, si la compra alcanza o no a ser cubierta por el presupuesto asignado. Por ello la clasificación de elementos a comprar se debe realizar de acuerdo al orden de importancia y utilización, para esto una ponderación, lacual será aplicada por el jefe de suministros, financiero y el director administrativo.
Para esta clasificación se debe utilizar un formato (Ver anexos 1) que garantizará hacer compras con criterios más firmes y profundos. En esta ponderación se califica de uno (1) en adelante hasta llegar al último elemento, siendo en uno (1) en adelante hasta llegar al último elemento, siendo uno(1) el elementoque se tomó como prioritario y así sucesivamente hasta abarcar el dato asignado del presupuesto.
Luego de analizar las prioridades viene el de las cantidades, en el cual se da mucha importancia a la experiencia y el conocimiento de la persona que distribuye los elementos, ya que algunas veces coinciden dos elementos con el mismo grado de prioridad.
Esta clasificación de elementos a comprarvaría de acuerdo al tipo de empresa las cuales pueden ser:
Materias primas (empresas manufactureras)
Productos terminados (empresas comerciales)
Equipo y maquinarias
Terrenos y edificios
Repuestos
Suministros
Servicios.
2. ADQUISICIONES
El proceso de compras comprende varias etapas, las mencionadas anteriormente en la unidad uno. Luego vienen las fases como es laadquisición que es la compra en sí, y el seguimiento de las mismas.
La fase de adquisición es la que permanece en constante movimiento a lo largo de un periodo, por ser la actividad que constantemente se está desarrollando, no sólo al recibir la solicitud del pedido, sino al tener el trato con el proveedor, adjudicar y recibir el pedido.
Es imprescindible en esta etapa la capacitación delpersonal encargado del apto de comprar lo mismo que la honestidad que estos deben tener, ya que con ello se consigue un departamento de suministro eficiente y bien manejado, y por tanto una Institución idónea y racional.
2.1. RECEPCION DE LA SOLICITUD DEL PEDIDO
El Departamento de Suministros en una Institución debe operar con el resto de dependencias, las solicitudes de pedido se aconseja,deben ser formuladas por los encargados del programa, en el caso de una Organización por los directores de división, jefes de sección, jefes de departamentos de grupos, pues son estas las personas que se convertirán en los responsables del pedido.
A continuación anexamos modelos de solicitud (Anexo 2), solicitud de pedido a despachar, en el cual se detallan todos aquellos elementos de consumo(elementos de oficina, aseo, como también los elementos que están disponibles en el almacén para entrega).
(Anexo 3) es el formato que básicamente constituye el paso No. 1 del procesos de compra; en el se solicitan todos los elementos que se programaron para comprar, como también los no programados, es importante tener en cuenta que para el departamento de suministros el buen diligenciamiento deeste formato le permite adelantar todas las adquisiciones sin traba alguna. En la solicitud de compra debe estar bien detallado el elemento a comprar; distinguir claramente los nombres de los productos, los términos genéricos que se emplean para describirlo debe ir acompañado de nombres comerciales, de referencias, de medidas precisas y si es necesario de colores, y si la compra es de un equipo...
1. CLASIFICACION DE LOS ELEMENTOS A COMPRAR
En esta fase se constituyen en parte, la última fase del análisis de determinación de necesidades y el primer paso en la toma de decisiones de la compra.
En esta fase se quiere que se realice un listado de todos los elementos programados, por orden de programa, sección, valores estimados, clases de elementos y se los clasifique deacuerdo con el orden de importancia y utilización. Esto con el fin de darse cuenta conociendo el costo total de la compra y verificándola con el presupuesto del periodo siguiente, si la compra alcanza o no a ser cubierta por el presupuesto asignado. Por ello la clasificación de elementos a comprar se debe realizar de acuerdo al orden de importancia y utilización, para esto una ponderación, lacual será aplicada por el jefe de suministros, financiero y el director administrativo.
Para esta clasificación se debe utilizar un formato (Ver anexos 1) que garantizará hacer compras con criterios más firmes y profundos. En esta ponderación se califica de uno (1) en adelante hasta llegar al último elemento, siendo en uno (1) en adelante hasta llegar al último elemento, siendo uno(1) el elementoque se tomó como prioritario y así sucesivamente hasta abarcar el dato asignado del presupuesto.
Luego de analizar las prioridades viene el de las cantidades, en el cual se da mucha importancia a la experiencia y el conocimiento de la persona que distribuye los elementos, ya que algunas veces coinciden dos elementos con el mismo grado de prioridad.
Esta clasificación de elementos a comprarvaría de acuerdo al tipo de empresa las cuales pueden ser:
Materias primas (empresas manufactureras)
Productos terminados (empresas comerciales)
Equipo y maquinarias
Terrenos y edificios
Repuestos
Suministros
Servicios.
2. ADQUISICIONES
El proceso de compras comprende varias etapas, las mencionadas anteriormente en la unidad uno. Luego vienen las fases como es laadquisición que es la compra en sí, y el seguimiento de las mismas.
La fase de adquisición es la que permanece en constante movimiento a lo largo de un periodo, por ser la actividad que constantemente se está desarrollando, no sólo al recibir la solicitud del pedido, sino al tener el trato con el proveedor, adjudicar y recibir el pedido.
Es imprescindible en esta etapa la capacitación delpersonal encargado del apto de comprar lo mismo que la honestidad que estos deben tener, ya que con ello se consigue un departamento de suministro eficiente y bien manejado, y por tanto una Institución idónea y racional.
2.1. RECEPCION DE LA SOLICITUD DEL PEDIDO
El Departamento de Suministros en una Institución debe operar con el resto de dependencias, las solicitudes de pedido se aconseja,deben ser formuladas por los encargados del programa, en el caso de una Organización por los directores de división, jefes de sección, jefes de departamentos de grupos, pues son estas las personas que se convertirán en los responsables del pedido.
A continuación anexamos modelos de solicitud (Anexo 2), solicitud de pedido a despachar, en el cual se detallan todos aquellos elementos de consumo(elementos de oficina, aseo, como también los elementos que están disponibles en el almacén para entrega).
(Anexo 3) es el formato que básicamente constituye el paso No. 1 del procesos de compra; en el se solicitan todos los elementos que se programaron para comprar, como también los no programados, es importante tener en cuenta que para el departamento de suministros el buen diligenciamiento deeste formato le permite adelantar todas las adquisiciones sin traba alguna. En la solicitud de compra debe estar bien detallado el elemento a comprar; distinguir claramente los nombres de los productos, los términos genéricos que se emplean para describirlo debe ir acompañado de nombres comerciales, de referencias, de medidas precisas y si es necesario de colores, y si la compra es de un equipo...
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