Toma De Ramos

Introducción
El siguiente informe describe la situación del instituto ….., en cuanto al proceso de toma de ramos, el cual se hace semestralmente en todas sus sedes; proceso el cual es demasiado lento, porque la información está distribuida en los diferentes departamentos del instituto.
El tema a abordar en el presente documento trata de ofrecer una visión general de la situación actual delsistema de toma de ramos, tanto a nivel organizacional como de procesos en sí, desarrollando las ideas a través de diagramas y una breve explicación de cómo funcionará nuestro sistema, basándose en los requerimientos mínimos impuestos.
Así se logra desarrollar un sistema para facilitar la asignación de carga horaria diseñado pensando en los alumnos, que en caso de ser nuevos, se les asignaráautomáticamente su horario, al contrario para los alumnos antiguos que comenzando un nuevo semestre de estudio tienen la obligación de seleccionar su carga académica.
Nuestro sistema debe satisfacer las necesidades de los alumnos, logrando la disminución en el tiempo de espera de la asignación de carga académica
Un Sistema de Información, es aquél que permite recopilar, administrar y manipular unconjunto de datos que conforman la información necesaria para que los estamentos ejecutivos de una organización puedan realizar una toma de decisiones informadamente. En resumen, es aquél conjunto ordenado de elementos (no necesariamente computacionales) que permiten manipular toda aquella información necesaria para implementar aspectos específicos de la toma de decisiones.
Todo Sistema deInformación, surge de la necesidad de información que experimenta una organización para implementar un conjunto específico de toma de decisiones.







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Planteamiento del Problema

El problema consiste básicamente es que el sistema actual es demasiado lento por qué la información está distribuida dentro de los diferentes departamentos que tiene el instituto; si un departamento necesitainformación adicional de un alumno la cual no maneja, esta debe ser pedida a los diferentes departamentos de la sede, lo cual provoca lentitud en los diferentes tramites que se deban hacer, no existe un sistema informático en el cual estén todos los datos del alumno centralizados; en primer lugar para el proceso de toma de ramos, las carreras son repartidas entre las diferentes asistentes que estánencargadas de este proceso, si alguna de las encargadas de capturar los datos del alumno estuviera desocupada no puede atender alumnos de diferentes carreras de las que tiene asignada, por no tener la información de dicho alumno, por lo tanto la demora en el proceso es evidente, en segundo lugar al hacer la toma de ramos al alumno lo derivan a recaudación para que le entreguen un vale, con lo cualeste valida que está al día en sus cuotas, en el sistema no aparece esta información lo que provoca pérdida de tiempo, luego en pantalla solo aparecen los ramos que pueden tomar, ya que durante el periodo de vacaciones de un semestre a otro, se ha hecho la toma de ramos por carrera, estas son dejadas en administración para ser chequeados los pagos, con lo cual se hace doble trabajo, las notas delalumno las deben buscar en las diferentes carpetas de los ramos cursados en el semestre anterior, no aparecen en pantalla, después de todo esto el alumno puede firmar la toma de ramos.









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Justificación
La importancia de implementar este sistema para poder solucionar la problemática que existe en el instituto con el proceso de toma de ramos el cual es demasiado lento y losalumnos deben esperar demasiado para poder realizar este proceso, con este proyecto se pretende agilizar de una manera significativa este proceso, ya que el alumno lo realizara desde cualquier PC.
El software que se implementara es una herramienta diseñada netamente para la toma de ramos vía internet para el universo de alumnos del instituto, esto se hará a través del Rut, los alumnos en el...