Topografia limites




Equipo de Proyecto
Rol
Persona asignada
Gerente de Proyecto
William Barrios Salcedo
Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia
Luis Jorge Moreno Feo
Contratista en gestión documental
Beatriz Elena Marín
Contratista en gestión documental
Juan Nicolás Narváez
Profesional en sistemas de información
Patricia Manosalva
Profesional en sistemas de información
Sandra SuarezControl de Versiones, Revisiones y Aprobaciones del documento.
Fecha
Versión
Descripción
Elaboró
Revisó
Aprobó
15/11/2012
1.0
Primera versión del documento para revisión
Juan Nicolás Narváez
Luis Jorge Moreno
William Barrios
No Aplica
28/11/2012
2.0
Ajuste a las observaciones realizadas.
Juan Nicolás Narváez
William Barrios
Luis Jorge Moreno

No Aplica
15/12/2012
3.0
Ajustefinal de redacción y numeración
William Barrios
Luis Jorge Moreno
No Aplica




Contenido
1 OBJETIVO 6
2 ALCANCE 6
3 MARCO LEGAL 6
4 DE LA POLÍTICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 7
5 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 8
5.1. DEFINICIÓN E IMPORTANCIA 8
6. DE LA POLÍTICA DE SEGURIDAD EN EL MANEJO DE DOCUMENTOS Y SU INFORMACION 11
6.1 Lineamientos sobre medidas de seguridaden recepción de documentos físicos 11
6.2 Seguridad de la Información 11
7 DE LA POLÍTICA CERO PAPEL EFICIENCIA ADMINISTRATIVA 13
8 DE LA POLÍTICA AMBIENTAL 13
8.1 Lineamientos para Ahorro en Servicios Públicos 13
8.2 Lineamientos para Aprovechamiento de Residuos Sólidos Recuperables 14
9 DE LA POLÍTICA DE INTEGRACIÓN DEL PGD CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 14
10 DE LAPOLÍTICA DE PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO FÍSICOS, ELECTRÓNICOS Y DIGITALES 15
11 DESARROLLO PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 16
12 COMPONENTE DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 16
12.1 Conceptualización 16
12.2 Pautas para la Impresión por Ambas Caras y Elaboración de los Documentos. 17
12.3 Lineamientos para Impresión de los Documentos 17
12.4 Lineamientos para Elaboración de Comunicaciones Oficiales18
12.5 Producción de Documentación Basada en Mensajes de Datos 18
12.6 Lineamientos para Anulación de los documentos 18
12.7 Normatividad Asociada al Componente de Producción Documental 19
13 COMPONENTE RECEPCIÓN DOCUMENTAL 20
13.1 Conceptualización 20
13.2 Lineamientos para las Comunicaciones Oficiales Recibidas 20
13.3 Lineamientos Recepción de Documentos por Ventanilla. 2013.4 Lineamientos Clasificación de la Correspondencia 21
13.5 Lineamientos para la apertura de sobres 21
13.6 Lineamientos para el registro de Documentación e Información 22
13.7 Lineamientos para Radicación de Documentación e información 22
13.8 Lineamientos para las Comunicaciones oficiales vía fax 24
13.9 Lineamientos para Recepción de Mensajes de Datos por Medio de Cuentas deCorreo Electrónico 24
13.10 Lineamientos para Recepción de Mensajes de Datos por medio de la Página Web Institucional 25
13.11 Lineamientos para la Digitalización de Documentos 25
13.12 Estándares aplicados en el proceso de digitalización. 25
13.14 Lineamientos para recepción de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias 27
13.15 Normatividad asociada al Componente de Recepción Documental 2714 COMPONENTE DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL 28
14.1 Conceptualización 28
14.2 Lineamientos para la Distribución Comunicación Oficial Externa Recibida 28
14.3 Lineamientos para las Planillas de Distribución en Caso de Requerirse la Distribución Física de los Documentos. 28
14.4 Lineamientos para la Distribución Comunicación Oficial Interna Enviada 29
14.5 Lineamientos para la Distribuciónde Documentos Enviados por Correo Electrónico 29
14.6 Lineamientos para la Firma de Comunicaciones Oficiales 30
14.7 Normatividad Asociada al Componente de Distribución Documental 30
15 COMPONENTE TRÁMITE O GESTION DE LOS DOCUMENTOS 30
15.1 Conceptualización 30
15.2 Lineamientos para la Trámite Final de las Comunicaciones con Destinos Externos e Interdependencias 30
15.3...