Torre Chiapas

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Anexo IV-A

TÉRMINOS DE REFERENCIA
Fecha: Junio de 2011

PUESTO Y/O NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Coordinador(a) Administrativo(a) de la oficina del PNUD en Chiapas DURACIÓN DEL CONTRATO: 6 M FECHA INICIO 01/07/2011 FECHA TÉRMINO 31/12/2011 (con posibilidad de extensión) NÚMERO Y TÍTULO DEL PROYECTO: 00078101 Common Premises Chiapas

1.RESPONSABILIDADES

1. 2.

Apoyar en la elaboración, planeación y estrategia financiera anual y global de la Oficina. Monitorear la situación financiera de la Oficina de San Cristóbal de Las Casas y la Torre Chiapas, el ritmo del gasto y el cumplimiento de los pagos de los proyectos y agencias del Sistema de Naciones Unidas en Chiapas. Asegurar la transparencia y la eficiencia en el manejo de losrecursos financieros y materiales a través del cumplimiento de los procedimientos del PNUD. Responsable de la entrega en tiempo y forma de los trámites administrativos y financieros de la oficina de acuerdo a la Guía de Gestión de Proyectos de Ejecución Nacional. Elaborar y entregar oportunamente las revisiones al presupuesto en base al plan de trabajo. Manejo de la cuenta bancaria para efectuar lospagos a proveedores/as. Elaborar, preparar y entregar oportunamente el informe financiero mensual de los gastos de la Oficina respetando los conceptos y montos autorizados en el presupuesto. Llevar a cabo la compra de insumos y servicios necesarios para la operación de la Oficina. Atender proactivamente los requerimientos administrativos y de auditoria solicitados por la Oficina Central. Realizarconsultas y operaciones en el sistema ATLAS (Enterprise Resource Planning). Apoyo a la Dirección Adjunta en monitorear los aspectos de seguridad de la oficina en San Cristóbal de Las Casas y la Torre Chiapas en particular el desempeño de la policía auxiliar y actualizaciones de los cursos de seguridad.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

12.13.

Apoyo a la Dirección Adjunta para la implementación y operación de la estrategia de Oficina Verde Apoyo administrativo a la Dirección Adjunta para la Sede del SNU en Torre Chiapas. Enlace Administrativo con la Dirección de Servicios de la Secretaría de Hacienda para la operación en Torre Chiapas Control de Inventario Oficina San Cristóbal de las Casas y Torre Chiapas

14.

2. ACTIVIDADESY RESULTADOS ESPERADOS

ACTIVIDADES 1. Mantener un control administrativo ágil e integral. 2. Efectuar los trámites necesarios para la operación efectiva de la oficina del PNUD en Chiapas y la Torre Chiapas.

RESULTADOS ESPERADOS Establecer procesos internos en coordinación con la Oficina Central para eficientizar la operación. Interlocución con los enlaces de los proyectos en la OficinaCentral. Efectuar el pago de los bienes y servicios generales de la oficina, incluyendo proveedores/as.

3. Asegurar el buen funcionamiento de los servicios de Monitoreo del estado de los activos. la Oficina del PNUD en Chiapas. Coordinación de proveedores de servicios generales (limpieza, mantenimiento, entre otros). Entregar oportunamente el informe respetando los procedimientos y normas vigentes.Dar seguimiento a las observaciones de los informes financieros previos. Integrar y enviar la solicitud de anticipo de fondos al PNUD al término de cada trimestre, de conformidad con las actividades del plan de trabajo. 5. Mantener un control de los cobros y pagos correspondientes a la ocupación de la oficina. Monitorear y dar seguimiento a los pagos de los proyectos y agencias del SNU. Informartrimestralmente a cada punto focal sobre el estado de cuenta financiero de los gastos.

4. Realizar el informe financiero mensual e integrar la solicitud de anticipo de fondos de forma trimestral.

Proporcionar información del ejercicio del gasto así 6. Colaborar en la integración de los informes de la como presentar avances de la situación financiera y oficina del PNUD en Chiapas para la...