Trámite Documentario



TRÁMITE DOCUMENTARIO Y SEGURIDAD DE DOCUMENTOS

1. TRÁMITE
Trámite es la gestión o diligenciamiento que se realiza para obtener un resultado, en pos de algo, o los formulismos necesarios para resolver una cosa o un asunto. Habitualmente los trámites se realizan en las administraciones públicas y en menor escala en el sector privado, los mismos son de diversas índoles, el ciudadano tieneque hacer trámites en forma permanente para desenvolverse en una sociedad organizada, es por ello que existen muchos organismos públicos creados a tal fin.
1.1. ¿Qué son los tipos de trámites?
Los tipos de trámites, al igual que los tipos de expedientes, no son más que trámites predefinidos por el Administrador que contienen todos los datos y/o documentos necesarios para llevar a cabo esaetapa en concreto y que, al asociarlo al tipo de expediente, agregará con él automáticamente.
Dependiendo del asunto del trámite, su responsable será la unidad administrativa de ese área, siendo en ocasiones diferente a la unidad administrativa responsable del expediente. Hasta que la unidad administrativa del trámite no finalice, no se podrá seguir con las siguientes etapas del expediente.
1.2.Cuándo se utilizan los tipos de trámites
Cada vez que el Administrador General, o el usuario que tenga permisos para ello, genere un nuevo tipo de expediente, tendrá que asociar los tipos de trámites convenientes para que sus datos y/o documentos completen la gestión del mismo.
1.3. Características de los tipos de trámites
Para una correcta gestión, cada trámite que se vaya a utilizar en laaplicación tendrá que tener definidos los siguientes datos:
Código único identificativo
Nombre del tipo de trámite
Datos generales: Contiene toda la información concerniente al tipo de trámite, como la Unidad Administrativa a la que pertenece y el plazo de duración.
Variables: Contiene los datos, tanto si son fijos como solicitados al usuario, que necesita el trámite para su gestión.Plantillas: Indica los documentos que necesita el trámite para su gestión y que se agregarán automáticamente al expediente.
Pasos: Indica los pasos donde está siendo utilizado este trámite.
2. Documento
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad deinformación en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.
2.1. Características básicas
Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un procesomecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).
Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado enla unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.
Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información enel dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.
Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. Los documentos pueden clasificarse de acuerdo a:
Al soporte material usado para consignar la...