Trabajo Colaborativo con MS-Outlook

Objetivo

Iniciativa Trabajo Colaborativo
para mejorar el desempeño.

Esta prioridad busca generar un
cambio positivo en la forma de
trabajar, mediante procesos y
herramientas de uso común, que
una
vez
aplicados
lograrán
mejoras medibles, en este caso se
ilustra
el
uso
del
correo
electrónico
MS-Outlook
como
herramienta
para
trabajo
colaborativo.

Elaborado por:Guillermo González

Trabajo Colaborativo
Objetivos específicos

Organizarse e incrementar la productividad personal
Participar en un ambiente colaborativo como miembro de un equipo de trabajo
Control, delegación y seguimiento más efectivo

Siguientes pasos

5
4
3
2
1

Administrar los acuerdos,compromisos y
tareas, delegando y dando seguimiento
hasta su realización.
Efectuar unreforzamiento presencial del
conocimiento, a los integrantes del del
Equipo de Trabajo que lo requieran.

Iniciar la creación de tareas propias y

para asignación a otros, de manera
sistemática.

Estandarizar la configuración de las
cuentas de correo electrónico de los
integrantes del Equipo de Trabajo.

Establecer lineamientos para creación,
asignación y delegación de tareas, y reglaspara el uso de Microsoft Outlook.

Lo que sigue es convertir el esfuerzo de capacitación en
acciones, necesitamos que el Líder y el Equipo de Trabajo
empiecen a planear, delegar y dar seguimiento a sus tareas y
actividades, para moverse desde una mera comprensión de
los conceptos hasta un cambio en sus comportamientos y
resultados.

Herramienta
Para una delegación exitosa es vital tenerun sistema de control efectivo que permita dar
seguimiento al progreso de la tarea y al desempeño de la persona en quien se ha delegado.
Para que la revisión sea efectiva se debe trabajar de manera sistemática con una agenda
claramente establecida y el primer lugar donde se verá reflejado que las intenciones de su plan
se conviertan en acciones es en su calendario del MS-Outlook.Configuración

Configuración de Outlook
Vista Actual
Antes de comenzar a cambiar la configuración del correo, explicaremos cómo guardar
la vista actual para poder restaurarla en caso de ser necesario.

1.- Damos un clic en Ver.
2.- Organizar por
3.- Vista actual
4.- Definir vistas

Copiar vista
En el cuadro de diálogo :Organizador de vistas personalizadas.
-En el campo ‘Nombre de vista’5.-Verifique que está seleccionada la opción
6.- y damos clic en Copiar

Así se creará una copia de
la vista que está usando
actualmente y guardará
cualquier personalización
que haya efectuado en ella.

7.- En el cuadro de diálogo ‘Copiar vista’,
dentro del cuadro ‘Nombre de la nueva vista’,
8.- Escriba Mi vista,
9.- Seleccione la opción Todas las carpetas de
correo y elementos paraexponer
10.- Y de clic en Aceptar.

Dentro del cuadro de diálogo:
Personalizar vista: Mi vista
11.- Damos clic en Aceptar.
12.- Clic en cerrar

Restaurar vista
Para restaurar la vista original
Puede restaurar la configuración anterior de vistas de la siguiente manera,
1. En el menú Ver,
2. Elija las opciones Organizar por,
3. Vista actual
4. Mi vista.

Desviar al PST
Para tenerun ambiente colaborativo deberá poder usar algunas funciones de
Outlook que requieren del servidor de comunicación Exchange Server; como
por ejemplo, para compartir su calendario.
En caso de tener un espacio limitado en el Buzón de MS-Outlook, será
necesario desviar sus mensajes al archivo de carpetas personales ( *.pst) para
ello creamos la siguiente regla:

Desviar al PST
Reglas paraenviar los mensajes al PST

1.- Haga clic en Herramientas.
2.- Elija Reglas y alertas
3.-Y de clic en Nueva regla
4.- En el cuadro de diálogo ‘Asistente para reglas’, activar la opción ‘Iniciar desde una
regla en blanco’ y seleccionar ‘Comprobar los mensajes cuando lleguen’
5.- Haga clic en Siguiente

6.- En el cuadro de diálogo ‘Asistente para reglas’ hacer clic en siguiente sin...