Trabajo De Campo

CONTROL DEL PROGRAMA

Cuando finalmente el proyecto puede ser realizado, es necesario continuar con un proceso de revisión en el cual se observa el avance real y se determina el estado del proyecto en comparación a lo establecido inicialmente. Esta apreciación se realiza con el fin de reconocer si el proyecto se encuentra retrasado y de esta forma aplicar una acción correctiva que permitamantener nuevamente el proyecto dentro de los parámetros establecidos (presupuesto, alcance y tiempo).

Con este aparte se proporciona una breve introducción al capítulo y a continuación un sumario aclarará puntualmente la cuestión prevista.

Un proceso de control consiste en la recolección de información sobre el desempeño real del proyecto, con el fin de precisar las diferencias con el desempeñoplaneado y aplicar posteriormente las acciones pertinentes para equilibrar nuevamente el proyecto. Se puede determinar un periodo de informes para llevar a cabo la revisión, el cual dependerá de la duración misma del proyecto y de la complejidad que comprenda. Durante cada uno de los periodos de informes se deben reunir dos tipos de información: datos sobre el desempeño real y la informaciónsobre cualquier cambio en el alcance, programa o presupuesto del proyecto.
Datos sobre el desempeño real hace referencia a las fechas y costos reales en los que se incurrió cada actividad y en cuanto a la información sobre los cambios, se describe en este aspecto aquellas modificaciones que surgen por petición del cliente, del equipo del proyecto o por algún acontecimiento inadvertido.
De estaforma, al momento de que los cambios hayan sido aceptados por el cliente, un nuevo programa, presupuesto y alcance deben ser elaborados de tal manera que sean diferentes al plan inicial, estableciendo un punto de referencia que permita hacer las comparaciones. Posteriormente, se analizan los presupuestos y programas para determinar si el proyecto se encuentra todavía dentro del programa y presupuesto,o si por el contrario los ha excedido. En caso de no se presente inconveniente alguno, las acciones correctivas no serán necesarias; mientras que en caso de que se encuentre algún exceso, estas acciones buscan reubicar el proyecto nuevamente. A continuación de tomada la decisión de cuales acciones correctivas serán aplicadas, deben ser añadidas al programa y al presupuesto.
Este proceso decontrol del proyecto continúa a lo largo de la ejecución del mismo, y es apropiado destacar que entre más corto sea el periodo de informes, existe mayor probabilidad de encontrar los problemas a tiempo y aplicar las acciones necesarias. Esta frecuencia de entrega de informes puede ser un elemento que se puede manipular con el fin de devolver el equilibrio al proyecto y ponerlo al día. De igual forma espreciso reconocer también, que en el momento en que el proyecto se sale de control, resultará muy difícil cumplir el objetivo sin realizar modificaciones en el alcance, el presupuesto, el programa y/o la calidad, es decir el proyecto se logrará a pesar de que las cosas no salgan como se había estimado, y es por esta misma razón que la administración de proyectos es considerada un método proactivode control.

Igualmente, el proceso de control es necesario puesto que habrá actividades que serán realizadas en menos tiempo del precisado, mientras que habrá otras que lo sobrepasarán. La forma en que las actividades avancen, definido esto como avance real, será importante para las demás actividades que no han sido finalizadas, debido a que las fechas reales de culminación determinarán lasfechas de inicio y terminación de las actividades restantes.

Anteriormente se mencionaron aquellos cambios que pueden ocasionar modificaciones en el proyecto y el impacto de estos dependerá del momento en que se hayan manifestado. Al principio del proyecto, puede tener un impacto menor en el costo y el presupuesto que si se realiza cuando el proyecto lleva un alto grado de avance. Dada esta...