trabajo de recibo y despacho de documentos


TRABAJO DE RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA






APRENDICES
LUZ MARINA LUNA
DORCA LILIANA CELIS




INSTRUCTORA
ZORAIDA CONTRERAS






SENA 2014

ACTIVIDAD
1. Elabora un resumen sobre la página 1 y 2 para las norma de correspondencia según la importancia que tiene estas en la archivística.
Rta: La gestión documental es el conjunto de actividadesadministrativas y técnicas tendientes al eficiente al efectivo y eficaz manejo de los documentos desde el mismo momento de su producción o recepción hasta la disposición final, buscando que se cumpla el fin último de archivos es decir que estén al acceso y a la consulta de todos los ciudadanos e instituciones.
La normalización es un punto clave para establecer un programa de gestión documental en primerainstancia la normalización es la producción de los documentos no dirige a determinar en qué soporte se deben elaborar los documentos.
En cuanto a la recepción y distribución de los documentos estos son elementos importantes a tener en cuenta que la producción documental no solo empieza cuando es la misma institución se generan documentos, sino incluso cuando se recibe lo que indica un control en larecepción y distribución de esta manera poder dar a los ciudadanos respuesta sobre el estado de sus trámites de una manera diligente.
UNIDADES DE CORESPINDENCIA
El artículo 3 del acuerdo 060/2001 especifica que las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación ydistribución de sus comunicaciones. Cuando existan regionales deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, en todo caso se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado de los medios necesarios,que permiten recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de la comunicación de carácter oficial.
NORMALIZACION
Para cumplir con la cabalidad con las disposiciones legales es necesario que cada entidad normalice los procedimientos de recibo y despacho de documentos puesto que es imposible hablar de efectividad y eficiencia en los sistemas de producción, la normalización está orientadapara cumplir los siguientes requisitos: clase de correspondencia que se maneja en la entidad, uso o finalidad que se le dará, requisitos de presentación formal, tramite y normas legales de conservación.
El recibo y despacho de documentos se normaliza de acuerdo con el tamaño, la organización de cada entidad y el flujo de la documentación de dos formas: manual y electrónica.
2. Completa: Según eldestinatario como se clasifican las comunicaciones:







2. ¿Cuáles son los pasos para el recibo de documentos?
Rta: Los pasos son Recepción, clasificación, apertura, revisión, radicación, registro y distribución y reparto.
3. ¿Qué se debe inspeccionar en las comunicaciones de recepción directa e indirecta?
Rta: Las comunicaciones de recepción directas: si la comunicación estádirigida a la empresa o aún funcionario de ella, si se trata de una comunicación oficial, si el sobre o empaque viene en buen estado.
Las comunicaciones de recepción indirectas: si el asunto que se trata le compete a la dependencia a la que va dirigida, si están firmadas, si la fecha es actual, si en la comunicación se cita el domicilio del remitente, si se menciona la remisión de anexos que estosestén completos.
4. La clasificación requiere de separar los documentos recibidos teniendo en cuenta esta directriz ¿Qué entiendes por comunicaciones oficiales y comunicaciones personales?
Rta: Las comunicaciones oficiales: en el artículo 2 del acuerdo 060/2001 son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad independientemente del...