Trabajo De Sistema De Informacio

PROCESO DE LA GESTION DE COMPRAS EN LA EMPRESA



CUADRO SOBRE EL PROCESO Y FUNCIONAMIENTO DEL CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

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Objetivos específicos de la función de compras:

1. Formular un plan de programación de las posibles compras a realizar en el período teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la empresa.
2. Crear y actualizar a losproveedores, estableciendo sus condiciones precios, servicios, información general y demás informaciones necesarias.
3. Coordinación del funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operación y recurso humano necesario.
4. Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas.
5. Estar muy atentos a que losartículos o mercancía solicitada por las áreas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, así como su calidad y presentación.
6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercancía o servicio.
7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.
8. Participación activa en la negociación conproveedores para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto.
9. Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción, ventas, tesorería, bodegas, almacén, etc.
10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las áreas o secciones de la empresa hacen, así como el proceso de devolución.
11. Para aquella mercancía especializada haynecesidad del cerciorarse de su recibo total en almacén, calidad, cantidad y servicios por parte del departamento de control de calidad.
12. Para efecto de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los materiales o servicios pedidos.


1 Tratamiento de la información y el control en el departamento de Compras

La especialización del departamento de compras dependerá en gran partede la habilidad con que la información le de un tratamiento adecuado, las siguientes son algunos de los aspectos más importantes que en la gestión de la información se deben tener en cuenta:
• Permitir el control y seguimiento de la gestión de compras desde la generación de la requisición hasta la recepción del material o la certificación del servicio.
• Contemplar distintas modalidadesde compras: compras por órdenes de compra cerradas (con cantidades y precios pactados con el proveedor), ordenes de compra marco (con precios pactados y sin cantidades), órdenes de compra abiertas (con precio pactado y cantidades estimadas que pueden variar según condiciones del mercado).
• Permitir realizar la requisición de materiales, solicitar cotizaciones, ingresar al sistema lascotizaciones y asignar la cotización seleccionada a una nota de pedido (orden de compra). Esta última dará por cumplida total o parcialmente la requisición. La recepción del material o certificación del servicio será contra esta nota de pedido a la que descontará las cantidades ingresadas.
• Configurar circuitos por excepción para el ingreso de materiales que no hayan pasado por compras. Estoscircuitos estarán limitados a ciertos rubros de materiales.
• Las transacciones que impliquen un ingreso de materiales en la empresa o una certificación de servicio deberán tener un reflejo contable.
• Cada artículo podrá tener su cuenta contable asociada, en caso de que no la tenga se tomará la del rubro que corresponda.
• Consultar los saldos de lo requerido pendiente de compra pormaterial y/o sector, lo comprado adeudado por los proveedores (pendiente de entrega), por material y/o proveedor, lo que esta en viaje, etc, así como la composición de esos saldos.
• Permitir obtener informes operativos de control y gestión así como también información histórica sobre las distintas etapas de la gestión



2 PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACION Y SUS CONTROLES

1. Existencia...