Trabajo final caso Portland

TRABAJO FINAL
CASO: CEMENTO PORTLAND SRL
Análisis y diseño de procedimientos de trabajo.
Objetivo de aprendizaje:
Diagramar procedimientos administrativos.
Analizar críticamente procedimientos y determinar sus fallas.
Elaborar propuestas creativas para mejora de procedimientos.

Es una empresa boliviana que se dedica a la fabricación y comercialización de cemento, hormigón y áridos de altacalidad. La compañía tiene una planta de cemento, ubicada en el distrito de Viacha, sin embargo tiene una agencia en todas las ciudades principales de Bolivia donde se puede realizar la venta de cemento tanto a ferreterías, constructoras y personas que están construyendo su casa. Su directorio, formado por Angel Aparicio y Joana Zeballos, son bastante accesibles a los cambios para la mejor de laempresa.
Actualmente del directorio dependen:
Departamento de producción del que dependen tres secciones: Fabricación, compras y control de calidad y un sector de Depósito y Expedición.
Departamento de comercialización, del que dependen dos secciones: Ventas La Paz y ventas Interior.
Departamento de Administración y Finanzas, del que dependen tres Secciones: Finanzas, Contabilidad y Personal.
A pesarde los cambios en la estructura, persisten algunos problemas que preocupan a ambos directores. Por ejemplo, se han recibido quejas de clientes que afirman que existen “pedidos que nunca llegan y luego les quieren cobrar” y de los vendedores afirman “lo que envía la empresa no es lo que vendimos y nosotros siempre tenemos la culpa”.
Ante este tipo de problemas, se reveló el procedimiento de ventasy cobranzas, que es el siguiente:
1. Los vendedores visitan a los clientes y reciben sus pedidos anotando en una hoja por cada pedido el nombre del cliente su dirección, una descripción de la mercadería solicitada, la cantidad y el precio que consultan en la lista de precios.
2. Una vez a la semana entregan las hojas al auxiliar del departamento de comercialización quién elabora las respectivasfacturas en tres vías. La primera la envía al sector Depósito y Expedición, la segunda a la sección contabilidad y la tercera la archiva por orden numérico las facturas, destruye las entregadas por los vendedores
3. El auxiliar del sector depósito y expedición la primera vía de la factura, actualiza manualmente la ficha de stock de cada artículo a medida que los va incluyendo en el pedido queestá preparando.
4. Si el stock de algún artículo insuficiente lo solicita telefónicamente a la sección fábrica, archiva la factura en el bibliorato Pedidos Pendientes de Entrega y coloca el pedido parcialmente preparado en la estantería dispuesta a tal efecto, a la espera de lo que falta.
5. Si el pedido está completo, lo coloca junto a la primer vía de la factura en la estantería de pedidosprontos para entrega, para que los choferes procedan a cargarlo entregarlo al cliente. 
6. Los choferes cargan los pedidos en los camiones de la empresa y los entregan junto con la primer vía de la factura en el domicilio del cliente.
7. El auxiliar de la sección contabilidad, con la segunda vía de la factura que recibe del auxiliar del departamento de comercialización (paso2), la ingresa en elsistema contable informatizado, que automáticamente actualiza la cuenta corriente del cliente.
8. Archivar la factura por orden numérico.
9. A fin de mes el Jefe de la Sección Contabilidad imprime un listado de las facturas del mes a cobrar y lo envía a la sección Finanzas.
10. El auxiliar de la Sección Finanzas confecciona los recibos en original y copia (original para el cliente y copia para laempresa) y los entrega a los cobradores de la sección finanzas. Archiva el listado por fecha.
11. Una vez por semana los cobradores confeccionan la planilla de cobranzas en 2 vías, donde detallan número de recibo cobrado, nombre del cliente, facturas que cancela y medios de pago (efectivo o cheque).
12. Los cobradores entregan al auxiliar de la Sección Finanzas la segunda vía de los...