TRABAJO FINAL RESERVA

1.- ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES.
Tomando como base la estructura del departamento de Reservaciones de un hotel gran turismo, la organización es la siguiente:
15610422607945AUXILIAR DE RESERVACIONES
AUXILIAR DE RESERVACIONES
21875751854412003644265813224SECRETARIA
SECRETARIA
22133989484770015360651372023ASISTENTE DE RESERVACIONES
00ASISTENTE DE RESERVACIONES22049325503331561465102023GERENTE DE RESERVACIONES
0GERENTE DE RESERVACIONES


En hoteles de 4 y 3 estrellas, el jefe de reservaciones sustituye al gerente y al asistente.
En hoteles de 2 y 1 estrellas, la secretaria del gerente y el propio recepcionista toman reservaciones.
2.- FUNCIONES DEL PERSONAL (DE ACUERDO AL ORGANIGRAMA).
Gerente de reservaciones:
Verifica lista de asistencia.
Autorizarequisición.
Autoriza orden de trabajo.
Asigna labores de mayor prioridad al personal.
Supervisa trabajo de los subordinados.
Toma decisiones de trabajo.
Recibe solicitud de reservación.
Pasa información a asistente.
Recibe solicitud de cancelación.
Pasa información a auxiliar.
Recibe giro de pre-pago o deposito.
Turna documento al auxiliar.
Verifica que existan chart de allotments comocontratos de agencias.
Verifica que coincida el número de habitaciones del chart con las especificadas en contrato.
Toma decisión sobre ampliar o cancelar contratos con agencias.
Verifica vigencia de cada una de las reservaciones con diez días de anticipación.
Autoriza las cancelaciones que procedan.
Verifica colocación de tarifario en pizarra.
Revisa carpetas de contrato con agenciasinformativas.
Mantiene actualizados los contratos e informa al personal.
Asistente de reservaciones:
Verifica perfecto funcionamiento de mobiliario y equipo.
Verifica entrega correcta de bultos para el departamento.
Entrega cartas, telegramas, etc.
Envía copia de papeleta de reservación a ventas.
Calcula importe de reembolso.
Elabora contra- recibo para reembolso.
Engrapa contra- recibo a lapapeleta de reservación, cancelada y archivada.
Registra el reembolso en la relación de reembolsos del día.
Elabora memorandos dirigido a departamentos involucrados.
Archiva expedientes de fechas cerradas.
Auxiliar de reservaciones:
Archiva copia de orden de trabajo.
Lleva orden a mantenimiento.
Recibe llamadas, correos, etc.
Verifica disponibilidad de habitación. Si no hay: ofrece otrasalternativas, pide al cliente comunicarse posteriormente, recomienda un hotel de similar categoría, se disculpa por rechazar la reservación. Si hay: confirma reservación, verifica datos del cliente y de la reservación, proporciona dirección del hotel u oficinas, solicita depósitos o prepagos, proporciona fecha límite para el depósito.
Verifica la información de la papeleta.
Especifica políticas dereservación al cliente.
Bloquea fechas reservadas.
Elabora reportes.
Recibe solicitud y sella de fecha de recibido y engrapa a papeleta.
Llena papeleta de cambio de reservaciones correctamente.
Verifica disponibilidad de habitaciones para las fechas del cambio.
Respecto a grupos: abre expediente por cada grupo y archiva expediente por fecha de entrada.
Verifica que la reservación no hayaperdido vigencia.
Verifica que el dinero enviado sea el solicitado al cliente.
Elabora recibo de depósito.
Registra depósito en la relación de depósitos del día.
Desbloquea habitaciones.
Lleva documentos a contabilidad.
SECRETARIA:
Contestar las llamadas telefónicas.
Atender a las personas que llegan a la oficina.
Recibir solicitudes de reservaciones, cambios y cancelaciones.
Solicitardepósitos.
Llenar formas impresas.
Promover los servicios del hotel.
Elaborar trabajos de mecanografía.
Tomar dictados.
Actualizar la hoja de control de ocupación y libretas.
Enviar acuses de recibo a clientes.
Llevar control de productividad de agencias, representantes, etc.
Elaborar reportes.
Archivar.
Recibir y enviar mensajes por fax.
Operar la fotocopiadora.
Llevar correspondencia del...