trabajo gestion humana

TRAMITAR DOCUMENTOS
INSTRUCTORA
RAQUEL
PRESENTADO POR:
JORGE ENRIQUE PARRA LOPEZ
SENA – CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
GESTION DOCUMENTAL
FICHA Nº 750305
BOGOTÁ D.C.
2015.
1. DIFERENCIA ENTRE CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES OFICIALES.
2. MUEBLES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS NECESARIOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS.
MUEBLES:
Escritorio.
Archivadores.
Sillas.
Casilleros.
EQUIPOS:Computadores.
Scanner.
Impresoras.
Reloj radicador.
Fax.
HERRAMIENTAS:
Cosedoras.
Saca ganchos.
Lápices.
Esferos.
Perforadoras.
Carpetas.
Ganchos.
Clips.
Bisturí.
Sellos.
Fechadores.
Tijeras.
Internet.
Correo electrónico.
3. CONCEPTOS DE MISIÓN, OBJETIVOS, FUNCIONES Y SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.
MISION:
Brindar a los servidores públicos de la entidad unaherramienta para la Gestion Documental que proporcione lineamientos y políticas de carácter técnico, administrativo y procedimental para la organización de los documentos y archivos que se producen en ejercicio de sus funciones y actividades.
OBJETIVOS:
Reconocer y establecer directrices técnicas y procedimentales para la constitución de la memoria institucional de la entidad a través del adecuadomanejo de los documentos y archivos.
Consolidar la imagen de la función archivística en la entidad mediante procesos continuos de formación y sensibilización que resalten la importancia de los documentos y archivos en el desempeño administrativo y gerencial.
Fortalecer la confianza de los ciudadanos en la Gestion Documental de la entidad mediante la agilidad en el trámite de comunicaciones y laconsulta de documentos y archivo.
Propiciar el proceso de centralización de la Gestion Documental a nivel sede de la dirección general, y regional de la entidad, con el propósito de obtener una mejor utilización de los recursos financieros materiales, y del factor humano.
Regular la producción documental en cada una de las dependencias de la entidad, generando controles que eviten la produccióninnecesaria de documentos, ayudando a la organización y tratamiento de la información.
Establecer la fundamentación conceptual, teórica y metodológica en Gestion Documental y administración de comunicaciones oficiales, con el fin de normalizar los procesos archivísticos de la entidad.
Fortalecimiento de la cultura y conciencia archivística de la entidad en torno a la Gestion Documental.Efectividad en las acciones gerenciales, administrativas y técnicas tendientes a la organización, uso, manejo y acceso de los documentos y archivos físicos y electrónicos de la entidad.
Administración eficaz para la disponibilidad inmediata de la información necesaria para la toma de decisiones.
Preservación y conservación de la memoria institucional de la entidad mediante la aplicación de procesosarchivísticos en el marco de la normatividad que imparte el Archivo General de la Nación.
Promover una cultura de no utilización del papel haciendo uso de las tecnologías disponibles y bajo el permanente desarrollo de campañas a los servidores públicos, operadores y usuarios que le den cumplimiento a la política ambiental de la entidad.
Identificar y aplicar buenas prácticas para la reducción del uso yconsumo de papel en los trámites de Gestion Documental y administración de las comunicaciones oficiales de la entidad.
FUNCIONES Y SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
Velar por la implementación de un sistema de correspondencia y archivo, que facilite la localización de la información en el menor tiempo posible dando una oportuna respuesta a las exigencias en cuanto a la información serefiere.
Establecer lineamientos para la organización y creación del archivo central de la entidad, tendiente a conformar su memoria institucional.
Recibir, radicar y distribuir toda la correspondencia recibida y despachada de la entidad, mediante su control y numeración consecutiva.
Dar respuesta oportuna y de conformidad con las instrucciones recibidas, a las diferentes solicitudes que se...