trabajo natalia definiivo


INTRODUCCION
La presente investigación tiene por objeto, diseñar los lineamientos técnicos archivísticos para la organización del Archivo Administrativo del Concejo Municipal de Valledupar. Principalmente el estudio desarrolla un modelo de organización para los archivos administrativos del Concejo Municipal, basándose en teorías de tratamiento archivístico. Con este propósito, se diseñó enla investigación un conjunto de herramientas técnicas archivísticas que permitiera la clasificación, ordenación, descripción, transferencia y eliminación de los documentos, es decir, las pautas para la organización del fondo, estableciendo también lineamientos para la identificación y valoración de las series documentales y de ésta manera desincorporar aquellas que han perdido vigencia, valory uso para darle una mejor optimización a los espacios en el archivo de dicho departamento.

La investigación es considerada como descriptiva porque persiguió la descripción y caracterización del problema de estudio, enmarcada dentro de un modelo denominado Proyecto Factible, que consiste en la elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientoso necesidades de organizaciones o grupos sociales. Además estuvo apoyada por un diseño de investigación documental y de campo, porque la investigación se sustentó en fuentes referidas al tema de las teorías archivísticas realizadas a nivel nacional e internacional y de campo, porque se realizó el levantamiento de información directamente en el lugar donde ocurren los fenómenos que dieronorigen al problema.

1. IDENTIFICACION DEL TIPO DE PRACTICA ADMINISTRATIVA Y SU RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR

El Concejo Municipal de Valledupar es la dependencia que se encarga de ejercer control político a la Administración Municipal y el estudio de los proyectos de acuerdo. El Concejo dicta las normas necesarias para el control, la preservación y defensa del patrimonio ecológico ycultural del municipio, elige al Personero, reglamenta los usos del suelo, determina la estructura de la administración municipal, aprueba el presupuesto de rentas y gastos, autoriza al alcalde a celebrar contratos y aprueba los planes y programas de desarrollo económico, social y de obras públicas.

El Archivo Administrativo del Concejo Municipal posee la función primordial de Suministrar informacióna la ciudadanía y demás organismos administrativos, pero este posee una serie de problemas que no le permiten funcionar correctamente. En la actualidad no se realiza tratamiento archivístico alguno sobre los documentos, creándole al Sistema de Archivos numerosas dificultades, así como al servicio interno que presta. La ausencia del proceso identificación, valoración y selección de documentosen el archivo supone un colapso a nivel funcional que imposibilita el desenvolvimiento de otras funciones archivísticas.
En primer lugar no se han identificado las series documentales, ni definido y normalizado los tipos documentales que produce el Concejo Municipal, presentándose inconsistencias en los nombres que se les asigna a las series y acuerdos.

Además, no se realiza el debido procesode valoración, por lo que, en muchos casos, se ignora el tipo de valor que pueda tener la serie documental, ya sea, administrativo, legal, fiscal, contable, técnico, histórico, informativo, entre otros; en consecuencia se pueden eliminar incorrectamente series documentales, ya que se desconoce el valor primario o secundario de éstas.

En segundo lugar, los documentos del Archivo Administrativodel Concejo Municipal de Valledupar actualmente se encuentran desorganizados, puesto que no se toman en cuenta y aplican las funciones, operaciones y actividades archivísticas a la hora de organizar los documentos. Por otro lado no existe un Cuadro de Clasificación de Documentos. Los documentos no son ordenados en los expedientes correspondientes, por lo que son apilados esperando su...