trabajo nina ultimo
Páginas: 6 (1302 palabras)
Publicado: 24 de noviembre de 2015
SEGUNDO INFORME PRÁCTICA
JOHANNA ANDREA GALAN LOPEZ
1211797
PRESENTADO A:
MARTHA FONSECA VIGOYA
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SAN JOSE DE CUCUTA
2015
INTRODUCCION
Tomando como base que el manejo documental es una situación de orden no controlada que se presenta en la gran mayoría delas empresas cuyo archivo físico se ve agobiado por el total de sus documentos generados durante vigencias enteras. Esta investigación propone una solución desde el punto de vista tecnológico, utilizando como herramienta principal un sistema de cómputo agradable a la hora de su uso.
Desde el momento en que empieza a generarse archivos físicos sin ningún control dentro de la empresa, comienzatambién a crearse una dificultad que dentro del tiempo en que lleva funcionando SECRETARIA GENERAL, se ha convertido en un problema que viene siendo manejado con diferentes políticas, criterios y disposiciones, no concordantes, sin ninguna relación entre ella y que solo ha contribuido a agilizar el caos documental. Cada vez que por algún motivo se genera un cambio en la administración de la empresa, segeneran también cambios en la forma como se procesan, archiva y se da seguimiento a los documentos. Nunca antes se ha intentado implementar una solución sistematizada que permita cambios y disposiciones y que al mismo tiempo exija que se respeten las normas previamente establecidas para su óptimo funcionamiento.
En consultas realizadas dentro de la secretaria, no se encontraron registros desoluciones a problemas de este tipo. Se puede decir que es un proyecto pionero relacionado con problemáticas de gestión y control de documentos.
Hay que tener en cuenta que cada uno de los documentos existentes dentro de la secretaria, es una ventana abierta con información muchas veces confidencial, y que no puede ser vista por cualquier persona, es por esto que están importante el control absolutosobre los documentos. Tener facilidad y control sobre las personas acceso a esto.
Con esta herramienta se crea una herramienta capaz de brindar una solución de orden, dándole al usuario un esquema o procedimiento a seguir con el fin de organizar, archivar y acceder con facilidad a la documentación empresarial.
JUSTIFICACION
El orden y la concordancia de los documentos, sus secuencias,su disponibilidad y la prontitud para acceder, editarlos o simplemente revisarlos se ha convertido en unas de las prioridades que la empresas grandes tienen como objetivo de las mismas. Uno de los aspectos más relevantes es el orden y el archivo documental.
LA ALCALDIA es un ente gubernamental que busca dentro de sus objetivos a corto plazo, una organización sistematizada que le permita acelerarel proceso de orden. Actualmente no cuenta con un sistema que le facilite llevar a cabo esta organización
Este proyecto tiene tres pilares fundamentales para las personas que lo están desarrollando, basados en los parámetros y principios del ente donde se está llevando a cabo. Estos pilares son: investigación, desarrollo de un proyecto y programación.
Como beneficiario en este proyecto: LAALCALDIA DE SAN JOSE DE CUCUTA, que es la empresa sobre la cual se está llevando a cabo este proyecto
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Descripción del problema
LA ALCALDÍA DE CÚCUTA alberga la rama del poder ejecutivo de la ciudad de Cúcuta. Ese poder ejecutivo recae en el alcalde de Cúcuta que cumple un ciclo de 4 años sin reelección inmediata.1 Trabaja en conjunto con elConcejo de Cúcuta, corporación municipal y coadministradora en el poder ejecutivo (entidad municipal), que cumplen un periodo igual al del Alcalde.
Administrativamente se divide en dos grandes grupos: La administración central y los entes descentralizados. Se entiende por administración central, el conjunto de entidades que dependen directamente del alcalde. Estas entidades se denominan...
JOHANNA ANDREA GALAN LOPEZ
1211797
PRESENTADO A:
MARTHA FONSECA VIGOYA
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SAN JOSE DE CUCUTA
2015
INTRODUCCION
Tomando como base que el manejo documental es una situación de orden no controlada que se presenta en la gran mayoría delas empresas cuyo archivo físico se ve agobiado por el total de sus documentos generados durante vigencias enteras. Esta investigación propone una solución desde el punto de vista tecnológico, utilizando como herramienta principal un sistema de cómputo agradable a la hora de su uso.
Desde el momento en que empieza a generarse archivos físicos sin ningún control dentro de la empresa, comienzatambién a crearse una dificultad que dentro del tiempo en que lleva funcionando SECRETARIA GENERAL, se ha convertido en un problema que viene siendo manejado con diferentes políticas, criterios y disposiciones, no concordantes, sin ninguna relación entre ella y que solo ha contribuido a agilizar el caos documental. Cada vez que por algún motivo se genera un cambio en la administración de la empresa, segeneran también cambios en la forma como se procesan, archiva y se da seguimiento a los documentos. Nunca antes se ha intentado implementar una solución sistematizada que permita cambios y disposiciones y que al mismo tiempo exija que se respeten las normas previamente establecidas para su óptimo funcionamiento.
En consultas realizadas dentro de la secretaria, no se encontraron registros desoluciones a problemas de este tipo. Se puede decir que es un proyecto pionero relacionado con problemáticas de gestión y control de documentos.
Hay que tener en cuenta que cada uno de los documentos existentes dentro de la secretaria, es una ventana abierta con información muchas veces confidencial, y que no puede ser vista por cualquier persona, es por esto que están importante el control absolutosobre los documentos. Tener facilidad y control sobre las personas acceso a esto.
Con esta herramienta se crea una herramienta capaz de brindar una solución de orden, dándole al usuario un esquema o procedimiento a seguir con el fin de organizar, archivar y acceder con facilidad a la documentación empresarial.
JUSTIFICACION
El orden y la concordancia de los documentos, sus secuencias,su disponibilidad y la prontitud para acceder, editarlos o simplemente revisarlos se ha convertido en unas de las prioridades que la empresas grandes tienen como objetivo de las mismas. Uno de los aspectos más relevantes es el orden y el archivo documental.
LA ALCALDIA es un ente gubernamental que busca dentro de sus objetivos a corto plazo, una organización sistematizada que le permita acelerarel proceso de orden. Actualmente no cuenta con un sistema que le facilite llevar a cabo esta organización
Este proyecto tiene tres pilares fundamentales para las personas que lo están desarrollando, basados en los parámetros y principios del ente donde se está llevando a cabo. Estos pilares son: investigación, desarrollo de un proyecto y programación.
Como beneficiario en este proyecto: LAALCALDIA DE SAN JOSE DE CUCUTA, que es la empresa sobre la cual se está llevando a cabo este proyecto
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Descripción del problema
LA ALCALDÍA DE CÚCUTA alberga la rama del poder ejecutivo de la ciudad de Cúcuta. Ese poder ejecutivo recae en el alcalde de Cúcuta que cumple un ciclo de 4 años sin reelección inmediata.1 Trabaja en conjunto con elConcejo de Cúcuta, corporación municipal y coadministradora en el poder ejecutivo (entidad municipal), que cumplen un periodo igual al del Alcalde.
Administrativamente se divide en dos grandes grupos: La administración central y los entes descentralizados. Se entiende por administración central, el conjunto de entidades que dependen directamente del alcalde. Estas entidades se denominan...
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