Trabajo Sobre Manuales De Procedimiento

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO TECNOLÓGICO DE EJIDO
EXTENSIÓN BAILADORES





MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL DEPARTAMENTO DE ADMISIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE ESTUDIO DEL INSTITUTO
TECNOLÓGICO DE EJIDO – EXTENSIÓN BAILADORES



AUTORA:BR. YORMILETH PEREIRA
TUTORA:
ABG. NORA P. ROJAS.


BAILADORES, ABRIL 2007
CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Los manuales administrativos son herramientas útiles dentro de una organización. Los cuales sirven como medio de comunicación y coordinación, que permitenregistrar en forma ordenada y sistemática la información de una organización (antecedentes, estructuras, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.) Catacora C, (1997) Pág. 89.


En los actuales momentos el Departamento de Admisión, Registro y Control de estudio del Instituto Universitario Tecnológico de Ejido Extensión Bailadores, no cuenta con un manual en donde se indiquen losprocedimientos que se deben seguir para la recepción y elaboración de documentos y demás actividades. Esto ocasiona problemas como: retardo en la entrega de documentos, pérdida de tiempo, acumulación de trabajo, lo cual se verifica con una pérdida de tiempo y dinero relación horas/hombre. Debido a estos problemas, se procede a realizar la propuesta de implementar un manual de procedimiento para elDepartamento de Admisión, Registro y Control de Estudio del IUTE-B, el cual cuenta con un personal adecuado que tienen por objeto satisfacer las necesidades de la población estudiantil y docente de dicha institución.


En este departamento se realizan varias actividades de las cuales se deben dejar constancias o evidencias. Una de esas actividades son las solicitudes de planillas a docentes,recepción y procesamiento de solicitudes, elaboración y firma de constancias.


Adicionalmente, realiza la publicación en prensa y por radio del inicio de inscripciones para los nuevos ingresos, listados OPSU, cálculo de índice académico por carrera, procesamiento de notas, cargar notas por carreras en los archivos, solicitud de notas de pruebas de suficiencia, retiro parcial o congelación desemestre, retiros definitivos, solicitud de equivalencias, solicitud de cambios de carrera y reincorporaciones, historiales de notas, autorización de pasantías, certificación de notas, solicitud de pruebas de insuficiencia, procesamiento de notas de régimen especial, solicitud de traslado, solicitud de notas del primer corte a los docentes, proceso de acto, entrega de notas final a los docentes.Como se puede observar, las actividades llevadas a cabo en este departamento son abundantes y constante lo cual conlleva al recibimiento de gran cantidad de documentación provenientes de diferentes eventos que requieren ser llevados bajo manuales administrativos, que permitan registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información requerida o solicitada.


Los principalesproblemas que se presentan son los siguientes:


• Falta de procedimientos más detallados sobre como se debe manejar la documentación de dicho departamento.
• Atraso en la realización de tareas.
• Pérdida de tiempo.
• Acumulación de trabajo.


Estos problemas pueden afectar el desarrollo de las actividades y alcances de los objetivos en el tiempo establecido, lo cual traecomo consecuencia la poca eficiencia y eficacia en la ejecución de las actividades.


Por las razones expuestas, en ésta investigación se formulan las siguientes preguntas:


• ¿Es necesario crear un manual de procedimientos para el Departamento de Admisión, Registro y Control de Estudio del IUTE-B?
• ¿Contribuirá un manual de normas y procedimientos al mejor funcionamiento o...