Trabajo Tareas

Redacción y presentación de informes
Resumen
El artículo expone algunas técnicas básicas para la redacción de informes, los cuales son un medio de comunicación importante. El pensamiento lógico, la concatenación de ideas que significa una exposición clara y ordenada son partes fundamentales de lo que este artículo abarca, con el propósito de que sea una herramienta para el ejercicio de laredacción. Fondo y forma de los informes se conjugan para elaborar un mensaje comprensible. Se anotan varios ejemplos de informes, sin pretender agotar las múltiples posibilidades que en su tratamiento pudieran existir. También se comentan algunas técnicas para la exposición oral.
1. La estructura de un informeJustificación
La comunicación en el caso de la administración de las organizaciones esmuy importante para la consecución de los objetivos. La comunicación organizacional se establece por diferentes vías, siendo una de ellas la presentación de informes de manera escrita y oral.
El informe como elemento de comunicación, ha de poseer una serie de características para que cumpla con su cometido primordial. Estas características van desde su presentación visual (ordenado y legible),pasando por los elementos estructurales fundamentales como la lógica de presentación, la exposición de ideas, la calidad de las fuentes mencionadas y la combinación e interpretación de los datos.
El informe debe poseer al menos dos características esenciales: a) que las personas a las que va dirigido lo lean porque es bueno y consistente; b) que otras personas que no necesariamente seanespecializadas en la materia de la que trata el documento, lo puedan comprender sin mayores dificultades.
Lo anterior puede lograrse si quien redacta el informe tiene claras las ideas que va a expresar y ha fundamentado su posición en marcos de referencia que le den solidez a lo comunicado. Por supuesto que la claridad en el desarrollo de las ideas pasa por la lógica de su exposición.
El desarrollo de uninforme ha de contar con un marco lógico de investigación que quede asentado en la validez de las ideas que se expresan. El método de exposición de ideas se prueba por medio del criterio de la objetividad, por lo cual es indispensable seguir un método expositivo, que dé referencia de las técnicas de trabajo empleadas, de los indicadores y demás variables consideradas.
El informe debe hacermención precisa de las técnicas utilizadas para la recopilación de los datos que lo sustentan y del procedimiento de trabajo empleado. Por ejemplo, si se trata de un método con base en entrevistas, debe mencionarse el propósito de estas, la técnica utilizada en su elaboración y el criterio de escogencia de los entrevistados. Dentro de ese criterio de escogencia hay que indicar las característicascomunes de las personas entrevistadas con respecto al tema o aquellos elementos que las diferencian entre sí. Si lo que incluye es un análisis documental, también el informe debe precisar el tipo de documento revisado, los elementos que interesan estudiar y los periodos tomados en consideración dentro del cual se encuentran ubicados esos documentos.
Con base en lo anterior, la idea es que se necesitadejar constancia del criterio de selección que privó para elegir el camino de la recopilación de la información que le da sustento al informe.
. El momento de redactar
En muchas ocasiones el acto de redactar depende de nuestro propio estado de ánimo o de las circunstancias apropiadas para hacerlo. Es posible que el tema a tratar no concuerde en ese momento preciso con nuestra voluntad deejercer un pensamiento lógico para desarrollarlo. En otras ocasiones sí estamos dispuestos a desarrollar el trabajo, pero existen interrupciones en el ambiente que no lo permiten, como por ejemplo querer redactar dentro de una sala ruidosa.
Si no existen los medios apropiados para redactar o el estado de ánimo no lo permite, debe aguardarse a que concurran las mejores circunstancias. Las ideas más...