Trabajo

OCUMENTOS MERCANTILES UTILIZADOS EN UNA COMPRAVENTA

LA CONSULTA

Nace cuando se detecta la necesidad de adquirir artículos o mercaderías. Para ello deben efectuarse consultas acerca de éstas y precios que requiere.

La consulta puede realizarse de las siguientes formas:

Por Teléfono: Para solicitar cotización de las mercaderías.

Por Carta: Esta forma de consulta tiene la ventaja deestablecer una relación formal con el cliente.

Por Fax: Se envía con la finalidad de tener una pronta respuesta.

De persona de persona: A través de la secretaria, junior, etc.

COTIZACION

Es la respuesta a la consulta y dentro de ella se debe dar respuesta a todas las interrogantes.

La cotización se entrega mediante una carta, un impreso o un fax y debe contener los siguientes datos:- una descripción detallada de la mercadería en cuanto a calidad y cantidad

- detallar la época de despacho.

- fijación exacta del precio condiciones de pago, ya sean al contado o al crédito.

Es importante señalar la fecha de vigencia de la cotización.

Se puede incluir catálogos explicatorios de la mercadería.

La cotización debe ser absolutamente explícita, procurando noexcluir ningún dato antes mencionado

EL PEDIDO

Cuando la empresa esta de acuerdo con la cotización recibida, procede a efectuar el pedido. Este puede realizarse de las siguientes formas:

- Por teléfono: Para confirmar la llamada telefónica será conveniente redactar una carta o un impreso, enviando el original al proveedor, y disponer de copias para contrastar con la mercadería.

- Porcarta: Esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer una relación formal con el cliente, pero también el inconveniente de su lentitud.

- Mediante Impreso: Los impresos deben contener todos los datos necesarios para facilitar al máximo las relaciones de compraventa. En general, deberán contener los siguientes datos:

- Membrete del comprador.

- Número de orden de compra.

-Fecha de expedición.

- Dirección donde deben entregarse las mercaderías.

- Identificación del vendedor.

- Relación de los artículos solicitados.

- Precios unitarios y totales.

- Condiciones y forma de pago.

- Condiciones especiales.

- Referencia a la cotización.

NOTA DE VENTA

Para tener mercaderías en sus negocios, los comerciantes compran a los fabricantes odistribuidores, la compra puede hacerla directamente el comerciante o por intermedio de un viajante o un vendedor que las empresas mantienen en ciudades o zonas, el viajante promueve las ventas de la empresa que representa y atiende los pedidos de los clientes.

El documento en que el viajante detalla el pedido de un cliente es la Nota de Venta, en ella se indica el precio de los artículos, las condicionesde pago, el lugar de entrega, y otros documentos que estime necesarios.

La Nota de Venta no reemplaza la factura, ésta se hace posterior a la Nota de Venta.

BOLETA DE COMPRAVENTA Y SERVICIOS

Es el más común de los documentos de tipo contable y deben entregarlo los comerciantes a todos los consumidores finales que compren un determinado artículo, entregar la boleta es obligatorio para elcomerciante. Sólo se exime de entregar boletas cuando el valor de venta es menor a $ 180.-

La boleta de compraventa no lleva detalle de precio neto y de IVA, sólo se registra el precio de la venta en valor bruto, ya sea en forma detallada o por el total.

La boleta de compraventa para tener valor legal debe tener lo siguiente:

•Razón social o nombre del contribuyente que emite la boleta•Rol Unico Tributario (RUT) del contribuyente que emite la boleta

•Domicilio del lugar donde se encuentra el negocio

•Ciudad donde se encuentra ubicado el negocio

•Número de la boleta, la numeración de las boletas debe ser en orden correlativo, es decir, de menor a mayor sin saltarse ningún número.

•Un espacio para indicar el valor de la transacción

•Un espacio para indicar el...