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EL SISTEMA DE CONTROL

El control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organización, planificación, coordinación y dirección son los cuatro restantes). De ellos se desprende todo el proceso administrativo.

No se puede obviar ninguno de los cinco subsistemas corporativos pues se consideran como un movimiento circular, en el cual todos los subsistemas están ligados intrínsecamente.La relación entre la planificación y el control es muy estrecha ya que el directivo fija los objetivos, las normas y las políticas ante las cuales se contrastan y evalúan las posibles acciones a ejecutar

Es necesario controlar para determinar si las asignaciones y las relaciones en la organización están siendo complementadas como se las había previsto. No solamente el proceso consiste en fijarlos objetivos, políticas o normas; si no se debe asegurar que todo el personal tenga conocimiento de los mismos, de esta forma se logrará un direccionamiento empresarial, base de la estrategia y del éxito del negocio.

DEFINICIÓN DE CONTROL

Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino.Éste tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.



ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES

Un estándar es una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón para efectuar el control. Los estándares son criterios establecidos contra loscuales pueden medirse los resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados pueda medirse contra ellos.

Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarioscomo costos, ingresos o inversiones u otros términos de medición.

Medición de resultados: Si el control se fija adecuadamente y existen los medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los operadores, la comparación del desempeño real con lo esperado es sencillo. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta esta medición.Corrección: Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, se deben corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.

Retroalimentación: Una vez corregidas las desviaciones, se tiene que reprogramar el proceso de control con la información obtenida que fue causante del desvío. Recordemos que el proceso deretroalimentación se realiza para lograr la mejora continua del proceso.


FACTORES DE CONTROL

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar un proceso de control:
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es cualitativo.

El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante. A través del factortiempo se controlan las fechas programadas.

El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.

La calidad se refiere a las especificaciones que deben reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.


Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad
Presupuestos
Estudios de tiempos
PresupuestosEvaluación de la actuación
Estimaciones
Fechas límite
Costo por metro cuadrado
Pruebas psicológicas
Productos terminados
Programas
Costos estándar
Inspecciones visuales
Unidades vendidas
Tiempo - máquina
Pronósticos
Coeficientes
Unidades rechazadas
Medición del trabajo
Contabilidad
Rendimiento del personal
Inventarios de personal
Procedimientos
Productividad
Informes...