Trabajo

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DIRECCIÓN DE UNIDADES DE SERVCIO Y LOGÍSTICA EMPRESARIAL
ADMINISTRACIÓN DEL COLISEO CULTURAL Y DEPORTIVO
GESTIÓN Y LOGÍSTICA DE LOS EVENTOS [?]

ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Un evento es una entidad independiente, que existe por un tiempo limitado, el cual se comporta como un sistema formado por componentes propios, que se deben interrelacionaradecuadamente. Cada evento que es organizado por cualquier departamento de la Universidad del Norte, siempre en el fondo maneja la imagen de la Institución.

OBJETIVOS DE UN EVENTO:
1. Presentar en sus múltiples aspectos la mejor imagen de la Universidad como sede del evento.
2. Fortalecer la imagen de la Universidad, teniendo en cuenta la difusión adecuada de los fines y funciones que cumple anivel nacional o internacional.

ORGANIZADOR DEL EVENTO
Oficina, departamento o dependencia que se encarga de la organización del evento de forma total o parcial, que se esfuerzan por el mejor desarrollo de las actividades mencionadas.

NECESIDADES BÁSICAS DE UN EVENTO:

1. Definir el tipo de evento que se va a realizar:
• Académico (Foro, congreso, asamblea, simposio, feria,seminario entre otros).
• Cultural.
• Deportivo.
• Social.
2. Evaluar si el evento requiere de una imagen distintiva. Creación de un logotipo, material impreso promocional, el cual es diseñado por el Departamento de Diseño de la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas.
3. Presupuesto del evento.
4. Definir la fecha y lugar del evento. Para este paso es necesario comunicarse conla Administración del Coliseo, para solicitar el espacio sede del evento y luego informar a la oficina de Servicios Generales los requerimientos necesarios para su instalación.
5. Medios de Comunicación. Es necesario informar a los departamentos encargados de transmitirle la información a los estudiantes y a la comunidad Uninorteña los eventos a realizar; en este caso se le informaría a: Oficinade Comunicaciones y Relaciones Públicas, canal interno de televisión universitaria UNI5TV, Oficina del Egresado y Gestión Humana.
6. Suministros para el evento. Es decir suministros de alimentos y bebidas, es de vital importancia avisar con tiempo al Café du Nord sobre el menú que se piensa ofrecer.
7. Servicios de Transporte. La oficina de Servicios Generales es la dependencia encargada desuministrar la información.
8. Agencia de Viajes. Si es necesaria la compra de tiquetes aéreos, debe dirigirse a la oficina de Aviatur o La Alianza que funcionan en la Universidad. En el caso de los tiquetes terrestres, el Almacén Universitario KM5 presta este servicio a través de la empresa Brasilia.
9. Servicios de alojamiento. Con el ánimo de conseguir mejores tarifas, debe consultar en laoficina de Gestión Humana los nombres de hoteles que tienen convenios con la Universidad para luego poder elegir el que mejor se adecue al evento.

DIFERENTES TIPOS DE REUNIONES:

1) Reuniones nacionales: Son aquellas que se promocionan y se comercializan dentro de las fronteras de un país.
2) Reuniones internacionales: Son aquellas que se promocionan y se comercializan más allá de las fronterasde un país.
3) Reuniones deliberativas: Son aquellas donde se deciden o se gestionan las políticas de las organizaciones de poder. Sus conclusiones son de carácter obligatorio.
4) Reuniones no deliberativas: Son aquellas que se organizan con fines de formación y/o información o simplemente intercambio de conocimientos.

Nota: Un evento sólo es considerado de nivel internacional, cuando losasistentes al mismo provienen de otros países. Si el evento consiste en conferencistas internacionales pero asistentes locales, regionales y/o nacionales, es considerado de nivel nacional con conferencistas internacionales.

TIPOLOGÍAS:

De una CONFERENCIA:

Tipo: 1. Deliberativa, Nacional o Internacional.
2. No deliberativa, Nacional o Internacional.
Definición:...