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Gestión de Actos: Control de aprendizaje de personal (Sistema SAP)

Planteamiento del problema
Durante el año 2.008, surgió una coyuntura particular en un cliente, debido a problemas presentados en una plataforma desarrollada que tiene interfaz con SAP.Dicha plataforma facilita el registro y mantenimiento de toda la gestión de la capacitación de los empleados de la empresa. Lleva el nombre de SIA (Sistema Integrado de Aprendizaje).
Por lo tanto, se hace necesaria la creación de un comité que evaluara la manera más rápida y de bajo impacto (en cuanto a costos), para darle salida a la problemática actual. Los responsables elegidos para esteproyecto fueron la Unidad de Recursos Humanos y de Informática.
A continuación se presenta un resumen de la situación para ese momento, a partir de la cual se explican el alcance del proyecto así como un estudio de la comunicación de la gerencia y análisis de riesgos.
Descripción del problema
Se identificó que el sistema SIA no respondía a las necesidades de la Gestión de Aprendizaje yDesarrollo. Esto se debió, en gran parte, a la desactualización presentada en la integración entre dicho sistema y SAP, así como a las nuevas iniciativas que se fueron desarrollando dentro del modelo de la Gestión de Recursos Humanos.
El sistema SIA, que se venía utilizando durante los últimos 3 años, presentaba las siguientes limitaciones:
- Es lento (ya que extrae la información de otrosistema).
- No permite filtrar la información de los eventos y entidades por país.
- Presenta duplicidad en la tabla de reportes.
- Los códigos organizacionales de las unidades no están actualizadas y muchos de ellos, errados.
- No es posible personalizar los reportes.
- La ruta que lee las tablas de SAP no está actualizada: el enlace entre el SIA y el SAP sedesconfiguró con los cambios de versión.
- No cuenta con la funcionalidad de autogestión para el empleado.
- No hay enlace con Finanzas.
Es por todos estos factores, que se planteó la necesidad de desarrollar/parametrizar el módulo de Gestión de Actos en la plataforma SAP. Este sistema es mucho más versátil y eficiente. Permite la integración con los demás módulos que se usan hoy endía dentro de HR (Gestión de personal, Gestión Organización, Nómina, Tiempos, entre otros).
A continuación un breve esquema del proceso en SAP R/3 HR:




OM: Gestión de organización






PA-PA: Gestión de personal






PT: Gestión de tiempos






PD: Desarrollo de Personal – Gestión de Actos






Análisis delproblema


Por todo lo antes expuesto, se presentó un análisis de la plataforma SAP y las funcionalidades que ofrece el mismo dentro de HR, que ayudó a evaluar la mejor solución con el fin de mitigar los problemas, minimizar los riesgos y satisfacer las necesidades y expectativas del cliente.


La plataforma actual estaba en la versión 4.7 (SAP R/3 Enterprise). Esta versiónincluye la funcionalidad de Enterprise Learning Management y específicamente Training Management, con lo cual se podía ejecutar el deseado manejo de la capacitación en cuanto a la administración se refería pero no en cuanto a la autogestión del empleado y/o supervisor.


Para la autogestión del empleado, se necesitaba usar la funcionalidad de Learning Portal. Para que los empleados tuviesenacceso a un portal para ver la capacitación adecuada de acuerdo a su rol, el histórico de los cursos que ha tomado y las sugerencias de capacitación según su perfil, se necesitaba SAP Learning Solution. SAP Learning Solution es la que permite administrar de manera integral la capacitación de un empleado de acuerdo a SAP.


Es allí es donde entraron en análisis dos factores de alto riesgo y...