trabajoFormulacion 1

EVALUACIÓN DEL PROYECTO DE SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL









PROYECTO GRUPAL




Elaborado por:


JUAN CARLOS RODRIGUEZ GUACANEME Cod. 920019139
JENNY CAROLINA RODRÍGUEZ GÓMEZ Cod. 1522010107
FREDY ENRIQUE BALLESTEROS RODRIGUEZ Cod. 1512011797



Tutor:
CARLOS CORAL

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
POSGRADOS VIRTUALES
FORMULACION Y EVALUACION DEPROYECTOS
2015



CONTENIDO

Unidad 1

1. Descripción Sumaria

a. Identificación del proyecto
b. Objetivo General
c. Objetivos Específicos
d. Marco Conceptual
e. Marco Legal
f. Justificación

2. Estudio de mercado



Unidad 2

1. Estudio de Ingeniería, Tamaño y Localización, Administración, Organización y Logística del proyecto.






















Identificación del ProyectoIdentificación de brechas de seguridad en el diseño de software, en la compañía surge la necesidad de poder tener toda la documentación sistematizada con apoyo de la mejor tecnología, por ende se desea proponer al área de Tecnología la implementación de algún tipo de sistema de administración de documentos. Es decir algo moderno que ayude a toda la empresa a tener control y administración de la documentacióncon los más altos estándares de calidad Porque hoy en día toda la documentación es totalmente manual tanto físicamente como compartir carpetas entre los computadores que se tienen en la empresa, y con respecto al análisis que se tenga se debe contemplar los recursos, capacitación, compra de licencias que le costará a la compañía para hacer realidad su necesidad.

Pese a no contar con unsoftware de este tipo de funcionamiento, se debe desarrollar el aplicativo que cumpla con las características del cliente para su implementación.




Objetivo General


Evaluar la viabilidad para la implementación del sistema de Gestión Documental con el fin de asegurar la información y políticas internas dentro de la compañía.

Objetivos Específicos


Describir e identificar todos los procesosexistentes en la empresa para así asegurar el manejo correcto de la documentación
Normalizar el manejo, distribución y radicación de la información
Garantizar la seguridad, recuperación y disponibilidad de la información cuando se requiera
Identificar el tipo de tecnología a usar para la implementación.
Identificar la demanda de usuarios que tendrá el proyecto.
Establecer el costo del proyecto conrespecto a los recursos que se necesitan
Establecer el tiempo que tomará el desarrollo del sistema.
Establecer la oferta frente a la Gerencia de la compañía



MARCO CONCEPTUAL


La Gestión Documental viene de hace muchos años atrás, donde lo que se pretende es garantizar la preservación de los documentos, pero hoy en día algunas empresas se encuentran en este proceso de poder digitalizar susdocumentos más importantes con el respaldo y conocimiento de cada área de la compañía.

Para la clasificación organización y ciclo de vida de los documentos cada compañía tiene dinámicas propias de acuerdo con la cantidad de documentación generada en sus procesos, pero existen políticas que se deben implementar porque son ofrecidas por medio de normas como la ISO 9001 que dispone una serie deelementos para poder trabajar de manera eficiente la gestión documental y seguir fielmente los procesos de calidad a nivel internacional.

La norma internacional ISO 9001 es aplicada a los diferentes Sistemas de Gestión de Calidad en la cual se centran la administración de calidad con los que cuenta una empresa que le permita administrar con una excelente calidad sus productos y / o servicios. Cadaseis meses un auditor se encarga de realizar una evaluación para asegurar que se están cumpliendo estas normas de calidad, estas normas son impuestas a nivel mundial hacía para todas las empresas.
MARCO LEGAL


En cualquier sistema de Gestión Documental, deben prevalecer en términos legales, el cuidado que se debe tener con la información de la empresa, debido a que existen leyes que rigen la...