Trabajos taty

Lista de Tipos Documentales y Plazo de Conservación Sugerido Algunos de los plazos fueron recomendados por Bodil Henrickson de Ulate, asesora de la UNESCO en materia archivística, y otros son el producto de la experiencia acumulada en la Sección Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional. Estos plazos son RECOMENDACIONES; sólo el Comité Institucional de Selección y Eliminación estáautorizado para fijar la vigencia administrativa y legal de los documentos, y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación es quien establece su valor científicocultural. I. VALOR CIENTÍFICO-CULTURAL / CONSERVACIÓN PERMANENTE: Leyes, decretos, reglamentos, actas, informes anuales relevantes, convenios, tratados, contratos importantes para el logro de los objetivos de la entidad, presupuestosanuales, liquidaciones presupuestarias del IV Trimestre, correspondencia de autoridades superiores o de niveles técnicos que reflejan objetivos del ente, licitaciones públicas ganadoras de proyectos básicos de una institución, organigramas, libros mayores, libros diarios, informes contables o balances anuales, informes técnicos de relevancia nacional o regional, tabulados de censos y encuestas,protocolos notariales, muestra de expedientes judiciales, registros civiles, libros sacramentales, declaratorias de elecciones, fotos, mapas, planos de terrenos u obras civiles de importancia nacional o regional, videos que reflejan aspectos sustanciales del quehacer de una institución o de una cultura, expedientes de organizaciones sociales, sindicatos, cooperativas, partidos políticos, asociaciones decampesinos, de artesanos, etc. II. 50 AÑOS DE VIGENCIA: Expedientes de personal, prontuarios, planillas (en caso de que la información de los expedientes no sea suficiente para probar derechos laborales adquiridos) III. 10 AÑOS DE VIGENCIA: Materia prima estadística ya tabulada y trabajada. IV. 5 AÑOS DE VIGENCIA: Documentación contable de carácter rutinario, facturas, notas de crédito, órdenes decompra, órdenes para utilización de gasolina, gastos de transporte, cheques, requisiciones, pedimentos y compra de materiales, controles de bodega, licitaciones públicas o privadas no ganadoras – o ganadora o proyectos no sustantivos de la institución-, acciones de personal repetidas y rutinarias –que no prueben derechos adquiridos ni tiempo de servicio-, correspondencia de unidades de nivelmedio o bajo, cuyos asuntos básicos se informen o eleven a instancias superiores. V. 3 AÑOS DE VIGENCIA: Controles, registros y tarjetas de asistencia, permisos, solicitudes de vacaciones, cuadros de personal. VI. 2 AÑOS DE VIGENCIA: Correspondencia interna de carácter rutinario, notas de remisión, mensajes, memorandos, circulares y telegramas de trámite administrativo, listas de asistencia,borradores, registros de uso de teléfono, informes parciales que se han resumido en informes generales de una entidad, autorizaciones para uso de transporte, copias que se reciben a título de información- no para decidir un asunto.

VII. ALGUNOS CRITERIOS PARA DETERMINAR LA CONSERVACIÓN PERMANENTE DE LOS DOCUMENTOS 1. El grado en que reflejan los objetivos y las funciones básicas de una institución. 2.El nivel de la estructura orgánica en que se produjeron o recibieron. 3. El hecho de si los documentos, o la información en ellos contenida, está duplicada. 4. Si tienen relevancia para la explicación de fenómenos sociales o culturales en general. 5. El volumen de producción. En casos de documentación homogénea y muy voluminosa, se puede recurrir a una muestra. Lista general de tipos documentalesbancarios que por su valor científico-cultural, deben conservase permanentemente: • • • • • • • • • • • • • • •
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Actas de Comisión de Crédito (Original). Actas de Junta Directiva (Original), y antecedentes de los asuntos que se conocen. Álbumes de recortes de periódico relacionados con el organismo. Circulares expedidas por Junta Directiva, Gerencia, Auditoria y Departamento Legal (1...