trabajos

INTRODUCCION AL SOFWARE DE PRODUCCION A DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Entendemos por documento electrónico archivístico el documento generado o producido por cualquier persona o entidad en el desarrollo de la gestión de sus intereses y que ha sido creado, o puede ser manipulado, transmitido o tratado por un ordenador.

La esencia de los documentos orgánicos radica en el entorno organizativo en elque han sido creados o lo que es lo mismo su procedencia, en este sentido la génesis de un documento orgánico consignado en soporte electrónico y un documento convencional en papel obedecen a las mismas necesidades de gestión, pero hay una serie de características sustanciales en los documentos electrónicos que difieren de los documentos convencionales:

1 Los documentos electrónicos seconsignan en soportes, magnéticos u ópticos y su información representada por códigos binarios que necesita ser descodificada para ser apreciable por los sentidos.

2 El entorno tecnológico en el que se producen estos documentos deja su huella en ellos. Datos relativos al sistema en el que son generados y al contexto administrativo, que en muchos casos son invisibles para el lector (metadatos) ytienen una gran importancia para la comprobación de la autenticidad del documento.

3 Las tecnologías que intervienen en la generación de estos documentos tienen un alto nivel de obsolescencia, por lo que es necesario reseñar estos aspectos en las descripciones archivísticas.

4 Carácter multiforme de la información electrónica introducción en los documentos de información generada a partir dedistintas aplicaciones informáticas.

5 Ubicuidad de la información que es usada por varios organismos que la comparten, lo que nos impide identificar al productor, evidentemente uno de los aspectos más importantes en la Descripción Multinivel.

6 Dificultades para identificar el tipo y la forma documental de estos documentos. Por lo que será necesario clarificar estos aspectos que tienenespecial relación con el valor probatorio de estos documentos. Él problema en definitiva es que en el mundo electrónico no existen características que permitan diferenciar y caracterizar por los sentidos el documento o individualizarlo físicamente, ni poseen elementos ostensibles que permitan apreciar a simple vista su autenticidad.

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS DIVERSOSAlgunos críticos de la elaboración de textos por computadora, sostienen que en lugar de favorecer a los autores, las computadoras han degradado los estándares literarios.

Sin embargo, siendo las personas, no las computadoras, las que crean los documentos, las herramientas para la producción de documentos en computadora pueden ayudar a elevar la calidad de redacción. Gracias a ellas, sepuede manejar la creación de documentos de texto “como un proceso” a partir del primer borrador, luego, afinar su estructura general, para finalmente, efectuar las mejoras detalladas a la estructura de las oraciones y el uso de las palabras. Después de la revisión de la estructura general del documento, se ajustan los detalles ortográficos, gramaticales y de vocabulario (por medio de programa decorrección ortográfica).

Luego, el programa de corrección gramatical indica la manera correcta en la que deben estructurarse las oraciones y emplearse el vocabulario.

Para hacer más clara y vivaz la redacción se utiliza el diccionario de Sinónimos el cual presenta “sinónimos” y “antónimos”. Finalmente, la Característica de búsqueda sirve para detectar todas las veces que aparece un términoque resulte problemático. Se puede elegir su conservación o su corrección. Igualmente, la característica de buscar y reemplazar es útil cuando se desea sustituir una palabra o frase por otra.

PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS MERCANTILES O DE OTRA ÍNDOLE

Las modernas técnicas de impresión permiten producir a bajo costo hermosos documentos al alcance de todos en bibliotecas, librerías y puestos de...