Tramite documentario

I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1 Problema
2.1.1. Descripción de la realidad Problemática
En la gran mayoría de instituciones públicas del Perú, el trámite documentario se realiza en forma manual, es aquí el frecuente problema de eficiencia, los plazos establecidos no se cumplen debido a la falta de una plataforma que automatice los procesos. Estos frecuentes problemas se reflejan cuando:El personal asignado a un trámite desea revisar un expediente, debe esperar a que éste esté disponible, lo que puede tardar mucho tiempo por la existencia de una sola copia del mismo, que es transportado físicamente en cada etapa del proceso, constituyéndose en un retraso para el usuario pues las respuestas no llegan en el tiempo esperado, frustrando muchas demandas por la falta de control en laforma de la administración de documentos.
En algunas Provincias, las personas deben concurrir físicamente a realizar su trámite y volver a ir después de un tiempo para enterarse de los resultados, en consecuencia los perjudicados son los usuarios obligados a acudir físicamente y realizar largas esperas para poder conducir su trámite. En algunos casos el usuario debe incluso visitar las áreasinternas de la organización ocasionando una colisión.
Existe el problema potencial de la alteración deliberada de documentos, debido al volumen de documentación que se maneja muchas veces en las distintas áreas de una institución, haciendo que la mayor parte de esta información se confunda debido a la falta de un registro y organización en las áreas establecidas.
En la mayoría de lasinstituciones, el problema radica en que no maneja documentos electrónicos, la dificultad de uso e instalación y el no poseer forma alguna de conocer el rendimiento de los procesos.

La programación del abastecimiento de la Municipalidad, requiere ser un proceso técnico mediante el cual se prevé de forma racional y sistemática la satisfacción de las necesidades de Ejemplares de consultas para elcumplimiento de objetivos y metas asignadas a esta área, siendo necesario la existencia de normas y procedimientos internos para la adquisición de los mismos.
El sistema de trabajo de secretaría general, realiza de manera manual sus operaciones al momento de buscar un determinado libro, en consecuencia se implementará un sistema reglamentario basado en un lenguaje orientado a tecnologías Web el cual esde carácter atractivo para el usuario, refiriendo un administrador de base de datos MYSQL ofreciendo mayor facilidad, seguridad y beneficios para los usuarios.

Todos estos problemas tienen como consecuencia que las instituciones adquieran una mala imagen frente a los usuarios y a los propios empleados.
2.1.2. Definición y delimitaciones del Problema
La problemática existente en lasMunicipalidad Provincial de Sullana radica en la falta de control y administración de trámites, haciendo difícil obtener, en el tiempo oportuno, información sólida y consistente para la gestión. Además, la falta de un sistema informático que permita registrar, controlar y dar seguimiento a los requerimientos y expedientes genera en algunos casos, duplicidad o pérdida de información, haciendoextremadamente difícil su atención.
Es por ello, que se plantea el desarrollo e implementación de un Sistema de Trámite Documentario vía web que proporcionará a la municipalidad una herramienta informática de gestión eficiente, capaz de brindar información en tiempo real y oportuno a las autoridades de dicha institución.
2.1.2.1 Delimitaciones
a) Temporal
El sistema web funcionara mientras no cambien losprocesos administrativos, formas de trabajo según el TUPA y la tecnología, el mismo que permitiría que el sistema se modifique o se adapte impulsando el desarrollo de otra aplicación. Esperamos que este funcionamiento se estime para un periodo de 5 años
b) Social
El sistema de tramite documentario solo beneficiará a la población de Sullana que realice tramites documentarios, así mismo los...