tramite documentario

MANUAL DE CONTROL DOCUMENTARIO Y
ARCHIVO

MANUAL DE CONTROL DOCUMENTARIO Y ARCHIVO

I.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Control Documentario y Archivo de la ALT.

II.

FINALIDAD

Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar y coordinar, ejecutar y
controlar las actividades archivísticas a nivel de la ALT, así como de la
conservación y uso de la documentación provenientede los archivos de gestión
e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación
con la Presidencia Ejecutiva de la ALT.

III.

BASE LEGAL
•
•

Reglamento de Manejo Económico y Financiero de la ALT.

•

IV.

Estatuto de la ALT.

Manual de Organización Funciones.

REQUISITOS

Resolución Presidencial de Aprobación.

V.

ETAPA DEL PROCEDIMIENTO

5.1Recepción

Consiste en la secuencia de la presentación del documento a la ALT o
alguna Dirección ya sea interno o externo, que será recibido por el
recepcionista o quien haga sus veces debiendo adherir el sello de

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recibido, incluyendo el numero correlativo que se le asigna por orden de
llegada para su posterior registro.

5.2

Registro y Distribución

5.2.1

Registro:Es la acción administrativa, que consiste en anotar en forma
permanente y sistemática según sea el caso los datos referidos al
documento y la trayectoria que realizan en estricto orden
cronológico.

Respecto al registro, la persona encargada debe de anotar con
cuidado y en forma detallada todos los datos relevantes del
documento a registrar. Ejemplo: Al registrar una resolución, se
debeindicar el Órgano que la expidió, número, fecha de
expedición y motivo de la Resolución.

5.2.2

Distribución:

Es el tercer procedimiento que se realiza luego de ser
recepcionado y registrado el documento.

El recepcionista deberá hacer llegar al destinatario quien
posteriormente derivará dicho documento para su ejecución,
según corresponda.

5.3

Seguimiento y Atención

Esteprocedimiento se inicia una vez derivado el documento al
destinatario para su atención, debiendo consistir en la previa, concurrente
y posterior seguimiento del documento a fin de brindar una fluida
atención interna y externa.

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Para cerrar con el circuito deberá de comunicarse el resultado adoptado
por el área competente al usuario interno y externo.

5.4

Clasificar, Ordenar y Asignarlos Documentos para su Archivo

Consiste en agrupar los documentos bajo conceptos, que en nuestro caso,
reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la
institución, dentro de una estructura jerárquica y lógica. De esta manera,
se agrupan por separado los documentos contables, de estudios,
resoluciones, etc.

La identificación y la agrupación de la documentación sellevan a cabo
mediante el cuadro de clasificación de documentos de la ALT. (Anexo
01)

Posteriormente, se procederá a ordenar la documentación, que consiste
en un conjunto de operaciones que permiten tener los documentos
codificados, organizados físicamente y señalizados. Este sistema tiene
como objeto la uniformización de la colocación y de la recuperación de
los documentos archivados en cajasy situados en las estanterías
correspondientes.

Desarrollará un completo trabajo relacionado a la clasificación de los
documentos, así como la evaluación de los documentos, en base al valor
que se ha establecido en la “Tabla General de Retención de
Documentos” (Anexo 04) para su conservación, o caso contrario,
proceder al trámite de transferencia.

Asimismo, se identificará cada unidadde archivamiento (file de manila,
file de palanca, cajas, paquetes, etc.) con los siguientes datos:
•

Unidad Orgánica

•

Serie Documental

•

Fecha

4

•

Número correlativo de la Unidad de Conservación.

Todo esto conlleva al objetivo central de archivo “rapidez en la ubicación
del documento requerido”, para ello se requiere de un control estricto de
los documentos que...