Tramite documentario

Análisis y Diseño de un Sistema de Información para el trámite documentario
Datos generales
MESA DE PARTES.- El punto de atención al cliente es la Unidad de Recepción Documental (o mesa de partes) que está ubicada en la recepción y es la encargada de efectuar la recepción de los documentos en la sede central del Instituto Superior de Educación Pública Ayaviri.
Esta unidad depende de la Oficinade Secretaría, la que tiene a su cargo la administración documentaria de la institución.
Las encargadas que atienden a los administrados están preparadas para brindar la orientación necesaria.
El Sistema Documentario.- El Sistema Documentario está diseñado para llevar un adecuado registro, control, seguimiento y respuestas a los diferentes documentos registrados, emitidos o derivados a lasdiversas oficinas, jefaturas o áreas de la Institución.
El origen de los documentos puede ser interno o externo. La documentación interna está referida a los documentos generados al interior y que circulan entre las áreas, tales como informes y memoranda; mientras que como documentación externa se considera a todo lo que ingresa por la Unidad de Recepción Documental-Mesa de Partes, Ubicado en laSecretaría.
El Sistema Documentario permite a la entidad tener un control de la documentación que ingresa a la institución en todas sus etapas, desde el registro, distribución, conclusión y archivamiento.
Planteamiento y formulación del proyecto
* PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
LA ATENCIÓN DOCUMENTARIA A LA COMUNIDAD EDUCATIVA Y POBLACIÓN EN GENERAL EN FORMA EFICAZ Y RAPIDA.
* FORMULACIÓN DELPROBLEMA
¿SERÁ EFICAZ Y RAPIDA LA ATENCIÓN DOCUMENTARIA HACIA LA COMUNIDAD EN GENERAL?
* JUSTIFICACION
La justificación en este proyecto de análisis es ver la eficiencia del trámite documentario en la oficina de Mesa de Partes, que a su vez se ubica en la secretaría del Instituto Superior de Educación Publico Ayaviri, ya que no cuenta con muchos requisitos por los que no se realizansatisfactoriamente los procesos encargados para ésta oficina, dado a que es bastante importante realizar este análisis, para de esa forma sugerir ideas que puedan contribuir con el mejoramiento en esta oficina, en resumen es necesario analizar y diseñar el SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL TRÁMITE DOCUMENTARIO EN EL INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIÓN PUBLICO DE AYAVIRI - ISEPA, para proponer, sistematizar todoel manejo documentario y control del mismo.
Los beneficios que se logren con esta investigación son bastante importantes y a su vez de intereses personal e institucional basándose en las siguientes viabilidades.
VIABILIDAD OPERATIVA
Es viable porque una vez dada la capacitación a los miembros de mesa de partes, sobre el sistema a implementar, tendrán la capacidad para poder adaptarse y trabajarcon mayor facilidad en la redacción y activación de documentos en la institución.
VIABILIDAD ECONOMICA
De acuerdo a las entrevistas que se realizó a los encargados que laboran en esas oficinas es viable, porque la institución brinda un presupuesto para esta tarea del mejoramiento en esta oficina, aunque cabe mencionar que mas prioridad tienen otras oficinas sin analizar que esta también esimportante, dado a que todos los documentos que ingresan a la institución pasan por ahí primero.
VIABILIDAD TECNICA
También es viable técnicamente, dado a que está relacionado a la viabilidad operativa y económica, sin estos no podría ser posible la aplicación del sistema a implementar, puesto que el sistema a implementar requiere de computadoras de ultima generación y no sería posible sin ladesignación de un presupuesto por parte de la institución (Viabilidad económica), ni operada por el personal de mesa de partes sin la capacitación respectiva (Viabilidad Operativa).
* OBJETIVOS
* Recepcionar, clasificar, verificar requisitos mínimos, registrar, foliar y derivar los expedientes y otra documentación que ingresa al Instituto Superior de Educación Publica Ayaviri.
* Atender al...